Faktura VAT

Faktura VAT umożliwia podatnikowi dokonanie odliczenia podatku naliczonego oraz stanowi podstawę do kontroli prawidłowości rozliczeń podatkowych. Szczegółowo przepisy dotyczące faktury VAT zostały uregulowane przez art. 106-107 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeniach Ministra Finansów.

Treść faktury VAT

Zgodnie z tymi przepisami prawidłowo wystawiona faktura VAT powinna zawierać:

datę wystawienia
numer identyfikujący fakturę
numer identyfikacyjny VAT, pod którym podatnik dostarczył towary lub wykonał usługi
pełne nazwy lub imiona i nazwiska, adresy podatnika i klienta
ilość i rodzaj dostarczonych towarów lub zakres i rodzaj wykonanej usługi
datę zrealizowania dostarczenia towarów lub wykonania usług
datę, w której wypłacona została zaliczka, jeśli różni się od daty wystawienia faktury
podstawę opodatkowania dla każdej stawki podatku lub zwolnienia, ulgi, zniżki, upusty, kwoty podlegające zwrotowi, jeśli nie zostały ujęte w cenie jednostkowej
stawkę podatku od wartości dodanej
wysokość podatku do zapłacenia, chyba że według przepisów wyklucza się umieszczanie tej adnotacji
w przypadku zwolnienia lub zobowiązania klienta do zapłaty podatku, odniesienie do odpowiedniej normy prawnej świadczącej o objęciu dostawy zwolnieniem
w przypadku dostaw wewnątrzwspólnotowych nowego środka transportu, dane opisane w art. 28a
jeżeli zastosowano system marży zysku, odniesienie do właściwych przepisów krajowych poświadczających ten fakt

Fakturę VAT można wystawiać w formie papierowej lub elektronicznej, jednak w przypadku faktury elektronicznej, należy posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny. Przepisy przewidują również możliwość przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej, jeżeli podatnik umożliwi w chwili kontroli urzędu skarbowego dostęp do tych dokumentów. Faktury elektroniczne powinny zawierać te same dane, co faktury papierowe.

Zasady wystawiania faktur VAT

Do wystawiania faktury VAT zobowiązani są:

podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni
osoby prawne
jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej
osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, jeżeli dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu, w przypadku gdy okoliczności nie wskazują na zamiar wykonywania tej czynności w sposób częstotliwy
podatnicy VAT czynni lub zwolnieni, którzy dokonują dostaw towarów lub świadczenia usług w państwie członkowskim innym niż Polska, jeśli nie są zidentyfikowani dla podatku od wartości dodanej lub w państwie trzecim, jeśli nie są zidentyfikowani dla podatku o podobnym charakterze.

Fakturę VAT powinno się wystawić najpóźniej siódmego dnia od dnia wydania towaru lub świadczenia usługi. Jeżeli w fakturze określa się tylko miesiąc i rok dokonania sprzedaży, należy ją wystawić najpóźniej siódmego od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. W przypadku otrzymania zaliczki, przedpłaty, zadatku lub raty, fakturę należy wystawić najpóźniej siódmego dnia od daty otrzymania należności od nabywcy. Konsekwencją wystawienia faktury po terminie określonym w przepisach jest opóźnienie dokonania przez nabywcę zawartego w niej odliczenia podatku naliczonego.

Przepisy opisują również szczególny moment powstania obowiązku podatkowego. Wtedy obowiązuje zasada, że fakturę wystawia się najpóźniej z chwilą powstania obowiązku podatkowego, ale nie wcześniej niż 30 dni przed powstaniem obowiązku podatkowego. Wyjątkiem jest faktura zawierająca informację o okresie rozliczeniowym dotyczącym dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazy przewodowego, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług w zakresie rozprowadzania wody, ścieków oraz wywozu i unieszkodliwiania odpadów sanitarnych.

Faktury, faktury korygujące i noty korygujące należy wystawić w dwóch egzemplarzach. Oryginał zatrzymuje nabywca, a kopię sprzedawca. Faktury i ich kopie należy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób, który pozwoli na ich proste odszukanie przez okres 5 lat.