KPiR

Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów mają osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie. Obowiązek ten zależy również od wybranej formy opodatkowania. Przedsiębiorcy opodatkowani według skali lub liniowo muszą prowadzić księgi przychodów, a osoby płacące podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej, nie mają takiego obowiązku. Fakt prowadzenia księgi przychodów i rozchodów należy zgłosić do urzędu skarbowego w ciągu 20 dni od dnia jej założenia. Jeżeli przedsiębiorca dopiero otwiera działalność, druk może złożyć wraz z innymi dokumentami niezbędnymi w celu rejestracji działalności. W przypadku spółki cywilnej, jawnej i partnerskiej prowadzonych przez osoby fizyczne, zgłoszenie prowadzenia księgi musi złożyć każdy ze wspólników do urzędu skarbowego zgodnego z miejscem zamieszkania.

Prowadzenie księgi przychodów

Istnieje możliwość prowadzenia księgi przychodów i rozchodów za pomocą programu komputerowego. Należy wtedy pamiętać, aby posiadać pisemną instrukcję obsługi tego programu, zapisywać dane na nośnikach informacji do czasu ich wydrukowania oraz o umożliwieniu w każdej chwili wglądu do treści zapisów. Do 20 dnia każdego miesiąca należy wydrukować zapisy dokonane za miesiąc poprzedni.

Gdy przedsiębiorca nie chce prowadzić księgi samodzielnie, może zlecić jej prowadzenie biurowi rachunkowemu. Uprawnienia do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów mają osoby posiadające uprawnienia zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2002 r. oraz osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów lub będące doradcami podatkowymi.

Przechowywanie ksiąg

Księgi przychodów i rozchodów oraz wszelkie dowody, na bazie których tworzy się zapisy, muszą być przechowywane w miejscu prowadzenia działalności lub w jej siedzibie. W przypadku biura rachunkowego dokumenty te powinny być przechowywane w siedzibie biura lub w miejscu, w którym biuro prowadzi działalność gospodarczą. W każdym z tych przypadków należy zgłosić do urzędu skarbowego gdzie dokładnie księgi przychodów i rozchodów oraz dowody są przechowywane. Obowiązek przechowywania ksiąg trwa do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli do 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności.

Ogólne reguły prowadzenia księgi przychodów

Rzetelność i niewadliwość

Za wady w księdze przychodów i rozchodów uważa się: brak dat, niechronologiczne zapisy, zaklejanie zapisów, barak pełnych danych kontrahenta. Księga jest prowadzona w sposób rzetelny, jeśli:

• brakujące lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie są wyższe niż 0,5% przychodu za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym stwierdzono błędy
• nieszczęśliwy wypadek lub zdarzenie losowe uniemożliwiło prowadzenie księgi lub spowodowało braki w jej zapisie
• przyczyną błędów było podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania
• przed kontrolą urzędu skarbowego podatnik uzupełnił braki i poprawił błędy
• brak zapisów lub błędne zapisy dotyczą kosztów uzyskania przychodów i są wynikiem oczywistej omyłki.

Zapisy powinny być dokonywane w języku polskim i polskiej walucie.