Akta osobowe

Przepisy zawarte w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Oznacza to, że każdy pracodawca, niezależnie od formy prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych pracowników, zakłada i prowadzi, odrębnie dla każdego z nich, akta osobowe. Obowiązek ten jest szczególnie ważny ze względu na jego znaczenie dowodowe w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy.

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Zgodnie z zawartymi tam przepisami, akta osobowe powinny składać się z trzech części:

  • A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
  • B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
  • C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby.

Ważne jest, aby dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych były ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Ponadto każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

  • wypełnionego kwestionariusza osobowego wraz z niezbędną liczbą fotografii,
  • świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia,
  • dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
  • świadectwa ukończenia szkoły podstawowej - w przypadku osoby niepełnoletniej, ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
  • orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
  • innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może ponadto przedłożyć, z własnej inicjatywy, inne dokumenty, np. świadectwa i certyfikaty potwierdzające jej kwalifikacje i umiejętności zawodowe, zaświadczenia z innych urzędów, książeczkę wojskową itp.

Należy pamiętać, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika tylko kopie lub odpisy składanych dokumentów. Oryginałów można żądać jedynie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii albo odpisu.

Część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia

Po zakończeniu procesu naboru pracodawca może żądać od osoby już zatrudnionej podania oprócz danych, które uzyskał podczas ubiegania się o zatrudnienie, również innych informacji. Podstawą w tym wypadku jest art. 22(1) par. 2 Kodeksu pracy. Kluczowym dokumentem, jaki sporządza pracodawca, gdy podejmie decyzję o zatrudnieniu pracownika i który koniecznie musi znaleźć się w aktach osobowych, jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo określił pracownikowi zakres jego obowiązków, to należy go również przechowywać w części B akt osobowych. W tej części powinny znaleźć się również:

  • pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową,
  • zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP,
  • kwestionariusz osobowy dla pracownika,
  • oświadczenie pracownika-rodzica o zamiarze lub jego braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14,
  • oświadczenie pracownika z prośbą o przekazywanie pieniędzy na konto bankowe,
  • PIT-2,
  • oświadcznie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,
  • informacja dotycząca równego traktowania,
  • orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi,
  • umowa o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta,
  • dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, nagrodami, karami porządkowymi, obniżonym wymiarem czasu pracy lub indywidualnym rozkładem czasu pracy,
  • pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
  • oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
  • wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy, a także kopie informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
  • kopia zawiadomienia PUP o zatrudnieniu pracownika, który uprzednio był zarejestrowany jako bezrobotny.

Podobnie jak w części A, tu również pracodawca może gromadzić inne dokumenty, które nie zostały określone w rozporządzeniu, ale powinny być potrzebne do dokumentowania pewnych zdarzeń, które mają miejsce w trakcie zatrudniania pracownika.

Należy pamiętać również o tym, iż pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, która dotyczy podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do i z pracy oraz dokumentacji świadczeń, które związane są z tymi chorobami i wypadkami.

Ponadto w sytuacji, gdy pracodawca wystawia pracownikowi przepustkę, legitymację służbową, zaświadczenia, upoważnienia, wówczas ten fakt również powinien być odnotowany w aktach osobowych pracownika (przez załączenie kserokopii odpowiedniego dokumentu).

Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

  • oświadczenie o wypowiedzeniu kub rozwiązaniu umowy o pracę,
  • dokumenty, które dotyczą żądania wydania świadectwa pracy,
  • dokumenty, które związane są z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, jeżeli zatrudnienie jest kontynuowane na podstawie kolejno następujących po sobie terminowych umów o pracę (art. 171 par. 3 Kodeksu pracy),
  • kopia świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi,
  • potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
  • umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony,
  • orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Współtworzymy Poradnik Przedsiębiorcy

Setki wartościowych artykułów, porady rynkowych ekspertów - wszystko w jednym miejscu

Jak wykonać przelew do ZUS po utworzeniu jednego konta
Od nowego roku zaczną obowiązywać zmiany w sposobie opłacania składek ZUS. Zmiany dotyczą wprowadzenia indywidualnego numeru rachunku składkowego (NRS). Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, jak od nowego roku prawidłowo wykonywać przelew do ZUS!
Czytaj dalej
Terminy wdrożenia JPK
Prowadząc jednoosobową działalność, jestem zobligowana do generowania JPK. Jakie terminy wdrożenia JPK mnie obowiązują?
Czytaj dalej
Jedno konto w ZUS - jakie zmiany nadchodzą?
Wraz z nowym rokiem, przedsiębiorców czekają duże zmiany w sposobie opłaca składek ZUS. Od stycznia zamiast trzech przelewów będzie dokonywany jeden - na jedno konto w ZUS. Jak będą rozliczane składki? Na jaki nr konta dokonywać wpłat? Sprawdź!
Czytaj dalej