Akta osobowe

Przepisy zawarte w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Oznacza to, że każdy pracodawca, niezależnie od formy prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych pracowników, zakłada i prowadzi, odrębnie dla każdego z nich, akta osobowe. Obowiązek ten jest szczególnie ważny ze względu na jego znaczenie dowodowe w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy.

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Zgodnie z zawartymi tam przepisami, akta osobowe powinny składać się z trzech części:

Ważne jest, aby dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych były ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Ponadto każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może ponadto przedłożyć, z własnej inicjatywy, inne dokumenty, np. świadectwa i certyfikaty potwierdzające jej kwalifikacje i umiejętności zawodowe, zaświadczenia z innych urzędów, książeczkę wojskową itp.

Należy pamiętać, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika tylko kopie lub odpisy składanych dokumentów. Oryginałów można żądać jedynie do wglądu lub w celu sporządzenia kopii albo odpisu.

Część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia

Po zakończeniu procesu naboru pracodawca może żądać od osoby już zatrudnionej podania oprócz danych, które uzyskał podczas ubiegania się o zatrudnienie, również innych informacji. Podstawą w tym wypadku jest art. 22(1) par. 2 Kodeksu pracy. Kluczowym dokumentem, jaki sporządza pracodawca, gdy podejmie decyzję o zatrudnieniu pracownika i który koniecznie musi znaleźć się w aktach osobowych, jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo określił pracownikowi zakres jego obowiązków, to należy go również przechowywać w części B akt osobowych. W tej części powinny znaleźć się również:

Podobnie jak w części A, tu również pracodawca może gromadzić inne dokumenty, które nie zostały określone w rozporządzeniu, ale powinny być potrzebne do dokumentowania pewnych zdarzeń, które mają miejsce w trakcie zatrudniania pracownika.

Należy pamiętać również o tym, iż pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, która dotyczy podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do i z pracy oraz dokumentacji świadczeń, które związane są z tymi chorobami i wypadkami.

Ponadto w sytuacji, gdy pracodawca wystawia pracownikowi przepustkę, legitymację służbową, zaświadczenia, upoważnienia, wówczas ten fakt również powinien być odnotowany w aktach osobowych pracownika (przez załączenie kserokopii odpowiedniego dokumentu).

Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia