E-faktura – zasady wystawiania i przechowywania dokumentu

Faktura wystawiona elektronicznie powinna zawierać większość informacji, jakie określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania. Jednak zgodnie z § 19 ust. 3 rozporządzenia w sprawie faktur, dokumenty generowane w formie elektronicznej nie muszą zawierać oznaczenia oryginał i kopia, tak że mogą być sporządzane jako jeden dokument. Dostawca po przesłaniu tego dokumentu droga elektroniczną zachowuje go w swojej dokumentacji a nabywca w swojej.


Szczegółowe regulacje w sprawie wystawiania e-faktur  prawodawca określił w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. nr 133, poz. 1119.


Poza standardowym wystawianiem e-faktur, istnieje możliwość wystawiania tychże dokumentów przez nabywcę. Zasady określone zostały w § 6 rozporządzenia w sprawie faktur. Jednym z wymogów jest terminowe przedstawienie do akceptacji faktury VAT dostawcy. Jednakże, gdy istnieją przeszkody uniemożliwiające dostawcy akceptacji w formie elektronicznej, dokonuje jej czytelnym podpisem na wydruku tej faktury.


Poza wystawioną elektronicznie fakturą istnieje możliwość generowania elektronicznej noty korygującej, wynika to z § 15 rozporządzenia w sprawie faktur. Należy pamiętać, że akceptacja takiej noty powinna być wyrażona przez wystawcę faktury również w formie elektronicznej, chyba że stoją na przeszkodzie czynniki formalne lub techniczne. Wystawca faktury dokonuje w takim przypadku akceptacji poprzez czytelny podpis na wydruku tej noty.


Przepisy regulują też jakie warunki powinien spełnić wystawca faktury przed wystawieniem e-faktury dla swojego kontrahenta. Musi on bezwzględnie uzyskać akceptację ze strony odbiorcy na tą formę wystawiania dokumentów. Akceptacja może być udzielona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej, podpisana bezpiecznym podpisem elektronicznym. Brak takiej akceptacji uniemożliwia sporządzanie faktur w postaci elektronicznej.


Ustawodawca określił moment powstania prawa do obniżenia kwoty podatku należnego w  art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT - w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.  Za moment otrzymania można uznać moment wejścia e-faktury na serwer pocztowy odbiorcy.


Wystawcy i odbiorcy e-faktur powinni wiedzieć, że dostarczanie faktur wystawionych elektronicznie na dyskietce lub na CD nie spełnia przepisów dotyczących sporządzania e-faktur. 
Istotną informacją dla podatników korzystających z e-faktur jest sposób przechowywania tych dokumentów, jaki określił w rozporządzeniu prawodawca.  Podstawową zasadą jest przechowywanie tych dokumentów na terytorium kraju. Dodatkowo muszą one być w ten sposób przechowywane, aby w każdej chwili istniała możliwość ich wydrukowania, ponadto musi istnieć stały i pełny dostęp do nich droga elektroniczną, w tej samej formie i formacie, w którym zostały przesłane, przez cały okres przechowywania musza być czytelne.

Współtworzymy Poradnik Przedsiębiorcy

Setki wartościowych artykułów, porady rynkowych ekspertów - wszystko w jednym miejscu

Jak wykonać przelew do ZUS po utworzeniu jednego konta
Od nowego roku zaczną obowiązywać zmiany w sposobie opłacania składek ZUS. Zmiany dotyczą wprowadzenia indywidualnego numeru rachunku składkowego (NRS). Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, jak od nowego roku prawidłowo wykonywać przelew do ZUS!
Czytaj dalej
Terminy wdrożenia JPK
Prowadząc jednoosobową działalność, jestem zobligowana do generowania JPK. Jakie terminy wdrożenia JPK mnie obowiązują?
Czytaj dalej
Jedno konto w ZUS - jakie zmiany nadchodzą?
Wraz z nowym rokiem, przedsiębiorców czekają duże zmiany w sposobie opłaca składek ZUS. Od stycznia zamiast trzech przelewów będzie dokonywany jeden - na jedno konto w ZUS. Jak będą rozliczane składki? Na jaki nr konta dokonywać wpłat? Sprawdź!
Czytaj dalej