E-faktura – zasady wystawiania i przechowywania dokumentu

Faktura wystawiona elektronicznie powinna zawierać większość informacji, jakie określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania. Jednak zgodnie z § 19 ust. 3 rozporządzenia w sprawie faktur, dokumenty generowane w formie elektronicznej nie muszą zawierać oznaczenia oryginał i kopia, tak że mogą być sporządzane jako jeden dokument. Dostawca po przesłaniu tego dokumentu droga elektroniczną zachowuje go w swojej dokumentacji a nabywca w swojej.


Szczegółowe regulacje w sprawie wystawiania e-faktur  prawodawca określił w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. nr 133, poz. 1119.


Poza standardowym wystawianiem e-faktur, istnieje możliwość wystawiania tychże dokumentów przez nabywcę. Zasady określone zostały w § 6 rozporządzenia w sprawie faktur. Jednym z wymogów jest terminowe przedstawienie do akceptacji faktury VAT dostawcy. Jednakże, gdy istnieją przeszkody uniemożliwiające dostawcy akceptacji w formie elektronicznej, dokonuje jej czytelnym podpisem na wydruku tej faktury.


Poza wystawioną elektronicznie fakturą istnieje możliwość generowania elektronicznej noty korygującej, wynika to z § 15 rozporządzenia w sprawie faktur. Należy pamiętać, że akceptacja takiej noty powinna być wyrażona przez wystawcę faktury również w formie elektronicznej, chyba że stoją na przeszkodzie czynniki formalne lub techniczne. Wystawca faktury dokonuje w takim przypadku akceptacji poprzez czytelny podpis na wydruku tej noty.


Przepisy regulują też jakie warunki powinien spełnić wystawca faktury przed wystawieniem e-faktury dla swojego kontrahenta. Musi on bezwzględnie uzyskać akceptację ze strony odbiorcy na tą formę wystawiania dokumentów. Akceptacja może być udzielona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej, podpisana bezpiecznym podpisem elektronicznym. Brak takiej akceptacji uniemożliwia sporządzanie faktur w postaci elektronicznej.


Ustawodawca określił moment powstania prawa do obniżenia kwoty podatku należnego w  art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT - w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.  Za moment otrzymania można uznać moment wejścia e-faktury na serwer pocztowy odbiorcy.


Wystawcy i odbiorcy e-faktur powinni wiedzieć, że dostarczanie faktur wystawionych elektronicznie na dyskietce lub na CD nie spełnia przepisów dotyczących sporządzania e-faktur. 
Istotną informacją dla podatników korzystających z e-faktur jest sposób przechowywania tych dokumentów, jaki określił w rozporządzeniu prawodawca.  Podstawową zasadą jest przechowywanie tych dokumentów na terytorium kraju. Dodatkowo muszą one być w ten sposób przechowywane, aby w każdej chwili istniała możliwość ich wydrukowania, ponadto musi istnieć stały i pełny dostęp do nich droga elektroniczną, w tej samej formie i formacie, w którym zostały przesłane, przez cały okres przechowywania musza być czytelne.