Jak rozlicza się samochód prywatny właściciela

Przedsiębiorca w prowadzonej działalności gospodarczej może wykorzystywać zarówno samochody będące środkami trwałymi firmy, jak również samochód prywatny.

Użytkowanie w działalności prywatnego samochodu osobowego przez właściciela firmy niesie ze sobą pewne ograniczenia w zakresie zarówno podatku dochodowego, jak i podatku VAT.

Zgodnie z art. 23 ust.1 pkt. 46 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) wydatki poniesione z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika nie stanowią kosztów uzyskania przychodów - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. W chwili obecnej stawka ta wynosi:

  • dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł;
  • dla samochodu osobowego o pojemności silnika ponad 900 cm3 - 0,8358 zł.

Przykładowe wydatki, które można zaliczyć do kosztów firmowych w ramach limitu, to m.in.:

  • zakup paliwa,
  • opłaty parkingowe,
  • składki ubezpieczenia OC, AC,
  • części zamienne,
  • naprawy,
  • przeglądy,
  • usługi serwisowe.

Warunkiem zaliczenia wydatków w ramach w/w limitu do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki, która powinna zawierać następujące dane:

  • nazwisko i imię osoby używającej pojazdu,
  • jej adres zamieszkania,
  • numer rejestracyjny pojazdu,
  • pojemność silnika,
  • kolejny numer wpisu,
  • datę,
  • cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd–dokąd),
  • liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikające z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Ewidencję prowadzi się odrębnie dla każdego pojazdu. Warto zauważyć, że obowiązek jej prowadzenia - jak i sam limit - dotyczy jedynie prywatnych samochodów osobowych. Brak ewidencji przebiegu pojazdu pozbawia podatnika prawa do zaliczenia w koszty wydatków związanych z jego eksploatacją.

Zapisów w ewidencji należy dokonywać z podziałem na miesiące kalendarzowe. Przy czym nie można zapomnieć, że koszty w ramach limitu rozlicza się narastająco od początku roku. Jeżeli więc poniesione wydatki przekroczą limit obliczony od początku roku do końca rozliczanego miesiąca włącznie, to można je będzie uwzględnić w miesiącu następnym (oczywiście do wysokości limitu).

Należy mieć na uwadze, że ewidencja przebiegu służy jedynie określeniu granic odliczenia. Jeśli rzeczywiste wydatki będą niższe niż ów limit – to podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jedynie sumę wydatków faktycznie poniesionych, a nie górny limit kilometrówki.

Warto w tym miejscu wspomnieć, że zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 47 ustawy o PIT do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 000 euro. Przeliczenia tej kwoty na złote należy dokonać według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Wszelkie wydatki, które podatnik chce odliczyć w ramach limitu kilometrówki, należy odpowiednio udokumentować (np. fakturami).

Jeżeli chodzi o odliczenie podatku VAT, sytuacja obecnie wygląda tak, że podatnik nie może dokonać odliczenia podatku VAT od paliwa zakupionego do samochodu osobowego. Co ważne, zastrzeżenie to nie dotyczy innych wydatków eksploatacyjnych (części, napraw, przeglądów, usług myjni, akcesoriów itp.). Jednak gdy samochód użytkowany jest zarówno dla celów działalności, jak i dla celów prywatnych, podatnikowi od kwietnia 2014 roku przysługuje jedynie częściowe odliczenie. Maksymalnej do 50 % wartości podatku wynikającej z faktury za poniesione wydatki eksploatacyjne z wyłączeniem paliwa (całkowity brak odliczenia VAT od nabycia paliwa do samochodów osobowych) stosuje się do 30 czerwca 2015 roku).

Zgodnie z decyzją Rady Unii Europejskiej, wydaną w grudniu 2013 r., Polska ma prawo wciąż stosować ograniczenia w odliczaniu podatku VAT od wydatków ponoszonych na eksploatację pojazdów o masie do 3,5 tony.

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu w systemie wFirma.pl?

Pierwszym krokiem jest wprowadzenie samochodu do systemu przez zakładkę EWIDENCJE >> MAJĄTEK >> POJAZDY >> DODAJ POJAZD. Jeżeli jest to samochód prywatny, nie zaznacza się okienka pojazd firmowy.

Wydatki związane z użytkowaniem tego samochodu wprowadza się następująco: WYDATKI >> DODAJ WYDATEK >> FAKTURA VAT/ FAKTURA (BEZ VAT) >> ZAKUP PALIWA DO POJAZDU lub INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU (myjnia, zakup akcesoriów itp.). Przy księgowaniu tych kosztów konieczny jest wybór z listy pojazdu, którego dany wydatek dotyczy.

Przypisując dany wydatek do określonego samochodu, system sam dokonuje prawidłowej ewidencji kosztu z odliczeniem lub bez odliczenia VAT (w zależności od rodzaju pojazdu, jak również wydatku).

Równolegle do wpisywania wydatków należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (WYDATKI >> KILOMETRÓWKA >> DODAJ WPIS), wpisując trasy przejechane w danym dniu do celów firmowych. System na koniec miesiąca - zgodnie z przepisami Ustawy o podatku dochodowym - dokona porównania kwot wydatku z sumą wynikającą z przejechanych kilometrów pomnożoną o współczynnik (ustalany przez MF) za jeden kilometr. Mniejszą kwotę wprowadzi w koszty firmy (kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki).

Współtworzymy Poradnik Przedsiębiorcy

Setki wartościowych artykułów, porady rynkowych ekspertów - wszystko w jednym miejscu

Jak wykonać przelew do ZUS po utworzeniu jednego konta
Od nowego roku zaczną obowiązywać zmiany w sposobie opłacania składek ZUS. Zmiany dotyczą wprowadzenia indywidualnego numeru rachunku składkowego (NRS). Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, jak od nowego roku prawidłowo wykonywać przelew do ZUS!
Czytaj dalej
Terminy wdrożenia JPK
Prowadząc jednoosobową działalność, jestem zobligowana do generowania JPK. Jakie terminy wdrożenia JPK mnie obowiązują?
Czytaj dalej
Jedno konto w ZUS - jakie zmiany nadchodzą?
Wraz z nowym rokiem, przedsiębiorców czekają duże zmiany w sposobie opłaca składek ZUS. Od stycznia zamiast trzech przelewów będzie dokonywany jeden - na jedno konto w ZUS. Jak będą rozliczane składki? Na jaki nr konta dokonywać wpłat? Sprawdź!
Czytaj dalej