Kwestia, która bardzo często nurtuje przedsiębiorców, to możliwość zaksięgowania wydatku w sytuacji, gdy np. nie posiadają faktury. Warto wiedzieć, że faktura nie jest jedynym dokumentem, na podstawie którego można zaksięgować wydatek do księgi przychodów i rozchodów. W tej kwestii nie ma jednak pełnej swobody, ponieważ podstawą zapisów w KPiR mogą być wyłącznie dowody księgowe, wymienione w rozporządzeniu ministra finansów.
Dowody księgowe - rodzaje
Dowody księgowe precyzyjnie wymienione są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Stosownie do niego, podstawą zapisów w księdze mogą być:
- faktury, faktury VAT RR;
- dokumenty celne;
- rachunki;
- faktury korygujące i noty korygujące;
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania zbiorczym zapisem;
- noty księgowe;
- dowody przesunięć;
- dowody opłat pocztowych i bankowych;
- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane wymagane dla dowodów księgowych;
- dowody wewnętrzne - jednak wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach;
- paragony lub dowody kasowe - jednak wyłącznie w ściśle określonych sytuacjach;
- opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów lub towarów handlowych.
Kiedy dokumenty mogą być uznane za dowody księgowe?
Za dowody księgowe mogą zostać uznane wyłącznie dokumenty, które posiadają poniższe dane:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej;
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
- oznaczone numerem lub w inny sposób, który umożliwia powiązanie dowodu z zapisami księgowymi.
Paragony jako dowody księgowe
Pomimo tego, że przepisy dopuszczają księgowanie wydatków na podstawie paragonów, należy podkreślić, że taka możliwość nie istnieje zawsze, a tylko w ściśle określonych przez przepisy sytuacjach. Zgodnie z rozporządzeniem paragonem fiskalnym mogą być udokumentowane takie wydatki, jak:
- zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i BHP oraz materiałów biurowych,
- wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów.
Wówczas pełną wartość paragonu księguje się do KPiR poprzez dowód wewnętrzny (bez możliwości odliczenia VAT), a do jego wydruku dołącza się paragon.
Dodatkowo za dowód księgowy, zgodnie z § 3 pkt. 4 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur, może zostać uznany paragon za przejazd autostradą, jeśli zawiera następujące dane:
- numer i datę wystawienia,
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika (sprzedawcy),
- numer, za pomocą którego sprzedawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za którą przejazd pobierana jest opłata,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem.
Dokumenty te uznawane są wówczas za faktury, co dodatkowo umożliwia podatnikom odliczenie VAT od poniesionego wydatku.
Faktury uproszczone a dowody księgowe
Jeżeli ogólna kwota należności danej transakcji nie przekracza 450 zł lub 100 euro (gdy należność jest wyrażona w walucie euro), zgodnie z art. 106e ust. 5 ustawy o VAT, podatnicy na wystawianej fakturze nie muszą umieszczać:
- imienia i nazwiska lub nazw nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu,
- miary i ilości (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- ceny jednostkowej towaru/usługi bez podatku (ceny netto),
- wartości dostarczonych towarów/wykonanych usług, bez kwoty podatku,
- stawek podatku,
- sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.
Najważniejszym elementem jest jednak umieszczenie na takiej fakturze numeru identyfikacji podatkowej - czyli NIP - nabywcy stawek podatku i jego kwoty. Jest to tzw. faktura uproszczona, która również podlega księgowaniu do ewidencji.
Jak długo przechowywać dowody księgowe?
Dowody księgowe (podatkowe) podatnicy muszą przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (zatem faktury zaksięgowane w 2021 roku należy przechowywać aż do roku 2027 - czyli 5 lat od końca roku 2022 - w którym to minął termin zapłaty podatku). Nie ma obowiązku obliczania daty końca przechowywania dla każdego dokumentu i deklaracji z osobna, bowiem termin liczony jest od daty płatności podatku, którą wyznacza ostateczny termin złożenia zeznania rocznego PIT.
Dokumenty powinny być poukładane chronologicznie według dat - od najstarszego, który znajduje się na samym spodzie, do najnowszego, który jest na wierzchu całej dokumentacji.
