Kilometrówka

Dodano: Środa, 20 marzec 2013 Godz: 10:25

Pracownik może wykorzystywać dla celów firmowych swój prywatny samochód, natomiast pracodawca ma w takiej sytuacji prawo refundować pracownikowi wydatki związane z pokonywaniem służbowych tras. Niezbędnych obliczeń dokonuje się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów, tzw. kilometrówki, biorąc pod uwagę liczbę faktycznie przejechanych kilometrów. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, pracodawca pokrywa koszty używania pojazdów do celów służbowych według stawek za 1 km przebiegu pojazdu. Stawki te nie mogą być wyższe niż:

• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł, o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,
• dla motocykla - 0,2302 zł
• dla motoroweru - 0,1382 zł.

Liczbę kilometrów, przejechanych w celach służbowych, należy tu pomnożyć przez odpowiednią dla rodzaju pojazdu stawkę. Ewidencję przebiegu pojazdu stosuje się do każdego pojazdu oddzielnie. Powinna prowadzić ją osoba, która faktycznie wykorzystuje pojazd.

Opodatkowanie kilometrówki

Zwrot poniesionych przez pracownika kosztów podlega zwolnieniu z podatku tylko wtedy, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów regulują odrębne ustawy, np. w przypadku Służby Leśnej i listonoszy. W pozostałych sytuacjach używanie przez pracowników pojazdów prywatnych w celach służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy.

Ubezpieczenia społeczne a kilometrówka

Kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania przez nich pojazdów prywatnych do celów służbowych są zwolnione od płacenia składek na ubezpieczenia społeczne do określonych przez ustawę wysokości. Jeżeli pracodawca wypłaca kilometrówkę pracownikowi w kwocie wyższej niż stawki ustanowione w rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r., to ma obowiązek opłacić składki ZUS od różnicy między kilometrówką w kwocie wyższej, a określoną przez ww. przepisy.

Podstawa Prawna

Istnieje możliwość ustanowienia własnych stawek przez pracodawcę w wewnętrzym prawie zakładowym. Jeżeli jednak prawo to nie określa wysokości stawek kilometrówki, należy stosować stawki określone w ustawie. W przypadku podróży służbowej, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, ustala Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Polityki Pracy. Według tego rozporządzenia:

• pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej;
• zwrot kosztu przejazdu obejmuje również ulgę przysługującą pracownikowi odbywającemu podróż, bez względu jakiego rodzaju jest to ulga;
• jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na przejazd podróży osobowej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu.

Jeżeli pracodawca chciałby oszacować wysokość kilometrówki, może skorzystać z kalkulatora dostępnego w Internecie. Szybko i sprawnie obliczy on wartość kilometrówki na podstawie podanych kilometrów i stawek ustawowych.