Kilometrówka

Pracodawca ma prawo refundować pracownikowi wydatki związane z używaniem prywatnego samochodu do celów służbowych. Może to zrobić rozliczając się z pracownikiem zgodnie z ilością przejechanych przez niego kilometrów. Obliczanie ilości faktycznie przejechanych kilometrów, czyli tzw. kilometrówki, dokonuje się na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu danego pojazdu.

Zgodnie z nowelizacją ustawy z dnia 25 marca 2002 r. pracodawca pokrywa koszty używania pojazdów do celów służbowych według stawek za 1 km przebiegu pojazdu. Stawki te nie mogą być wyższe niż:

• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł, o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,
• dla motocykla - 0,2302 zł
• dla motoroweru - 0,1382 zł.

Ewidencję przebiegu pojazdu stosuje się do każdego pojazdu oddzielnie. Powinna przeprowadzać ją osoba, która faktycznie prowadzi pojazd.

Opodatkowanie kilometrówki

Zwrot poniesionych przez pracownika kosztów, podlega zwolnieniu z podatku tylko wtedy, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów regulują odrębne ustawy, np. w przypadku Służby Leśnej i listonoszy. W pozostałych sytuacjach używanie przez pracowników pojazdów prywatnych w celach służbowych podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy.

Ubezpieczenia społeczne a kilometrówka

Kwoty wypłacane pracownikom z tytułu używania przez nich pojazdów prywatnych do celów służbowych są zwolnione od płacenia składek na ubezpieczenia społeczne do określonych przez ustawę wysokości. Jeżeli pracodawca wypłaca kilometrówkę pracownikowi w kwocie wyższej niż stawki ustanowione w ustawie z dnia 25 marca 2002 r., to ma obowiązek opłacić składki ZUS od różnicy między kilometrówką w kwocie wyższej, a określoną przez przepisy wyżej wymienionej ustawy.

Podstawa Prawna

Jest możliwość ustanowienia własnych stawek przez pracodawcę w wewnętrzym prawie zakładowym. Jeżeli wewnętrzne prawo zakładowe nie określa wysokości stawek kilometrówki, należy stosować stawki określone w ustawie. W przypadku podróży służbowej, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, ustala Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Polityki Pracy. Według tego rozporządzenia:

• pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej
• zwrot kosztu przejazdu obejmuje również ulgę przysługującą pracownikowi odbywającemu podróż, bez względu jakiego rodzaju jest to ulga
• jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na przejazd podróży osobowej pojazdem niebędącym własnością pracodawcy, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu.

Jeżeli pracodawca chciałby oszacować wysokość kilometrówki, może skorzystać z kalkulatora dostępnego w Internecie. Szybko i sprawnie obliczy on wartość kilometrówki na podstawie podanych kilometrów i stawek ustawowych.