Program magazynowy online

Zarządzanie produkcją i zamówieniami to działania, które towarzyszą przedsiębiorcom zajmującym się zarówno sprzedażą towarów, jak i usług. Aby zoptymalizować przepływy i sprawnie prowadzić firmę, muszą na bieżąco monitorować stan magazynowy. Dzięki temu będą w stanie zadbać o dostępność produktów oraz sprawny proces sprzedaży. Może w tym pomóc oprogramowanie do prowadzenia magazynu wfirma.pl. Jak to działa?

Oprogramowanie do prowadzenia magazynu wfirma.pl

Oprogramowanie do prowadzenia magazynu to jedno z narzędzi, które jest częścią platformy ERC wfirma.pl. Możemy z niego skorzystać w pakiecie z modułem Zarządzanie sprzedażą lub Księgowość online. Dzięki pełnej integracji tych narzędzi zyskamy wygodę w zarządzaniu firmą oraz zaoszczędzimy czas. Jeżeli na początku zakładania konta nie zdecydujemy się na skorzystanie z tej możliwości, możemy włączyć ją w dowolnej chwili. W tym celu wystarczy przejść do ustawień, a następnie w sekcji “Mój pakiet” dodać moduł “Rozbudowany magazyn”. Oprogramowanie do prowadzenia magazynu sprawdzi się u każdego, kto prowadzi sprzedaż online. Warto zaznaczyć, że będzie dużym ułatwieniem nie tylko dla właścicieli sklepów internetowych, ale również sprzedawców udostępniających swoje produkty na platformach e-commerce. System samodzielnie wygeneruje między innymi: zamówienia na podstawie rezerwacji, dokumenty przesyłki. Obsługa systemu magazynowego jest intuicyjna i każdy, nawet początkujący przedsiębiorca poradzi sobie z nią bez problemu.

– Jedną z największych zalet platformy wFirma jest wprowadzanie nowych rozwiązań oraz ciągły rozwój. Integracja z Allegro, systemami płatności i automatyczne generowanie dokumentów ułatwia pracę oraz pozwala zaoszczędzić czas. Oprogramowanie online gwarantuje dostęp do najważniejszych informacji z każdego miejsca. To niezwykła wygoda, zwłaszcza podczas delegacji – mówi właścicielka e-commerce, klientka wfirma.pl.

Optymalizacja przepływów

Jeżeli zdecydujemy się na włączenie oprogramowania do prowadzenia magazynu, otrzymamy dostęp do narzędzi umożliwiających zarządzanie rezerwacjami, zamówieniami oraz produkcją. Kontrola stanów magazynowych umożliwia przedsiębiorcy optymalizację przepływów na podstawie analizy stanu towaru, raportu o produktach, sprzedaży i zakupy asortymentu. Znajdziemy je, przechodząc do sekcji “Magazyn”, a następnie zakładki “Analizy”. Niezbędne zestawienia otrzymamy również po przejściu w szczegóły towaru w zakładce “Produkty”.

Jednak zanim otrzymamy dostęp do tych narzędzi, niezbędne jest wprowadzenie produktów oferowanych przez naszą firmę. Zrobimy to w prosty sposób, wydając komendę “Dodaj produkt” w zakładce “Produkty”.

Następnie otworzy się okno dialogowe, w którym należy uwzględnić najważniejsze informacje dotyczące produktów znajdujących się w ofercie. Może to być towar, usługa lub komplet. Musimy również określić jednostkę – na przykład metry, sztuki czy kilogramy, oznaczenie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), kod produktu, cenę zakupu netto i brutto, a także stawkę VAT. W tym miejscu możemy także wprowadzić opcję udzielania rabatu na zakup danego produktu. Oprogramowanie umożliwia również zaznaczenie opcji “Użyj indywidualnych cen dla tego produktu”. Przyda się, kiedy zechcemy ustalić cenę niezależnie od tego, ile kosztował nas zakup danego towaru lub usługi.

Warto dodać również w sekcji “Jednostki” dane szczegółowe takie jak: waga, długość, szerokość oraz wysokość. Uzupełnienie tych informacji pozwoli nam zautomatyzować proces zlecania wysyłki zewnętrznej firmie. Zwróćmy również uwagę na sekcję “Progi stanów magazynowych”. Możemy wskazać w tym miejscu stan minimalny, bezpieczny oraz maksymalny. Dzięki nim zyskamy pełną kontrolę nad tym, co znajduje się w magazynie, oraz zoptymalizujemy koszty składowania oraz zmaksymalizujemy rotację towarów. Możemy również zaznaczyć widoczność produktów oraz dodać ich zdjęcia.

Dokumenty magazynowe online

Kiedy dodamy do magazynu produkty oferowane przez naszą firmę, możemy przejść do zakładki “Dokumenty”. To miejsce, które umożliwia nam generowanie dokumentów magazynowych w trybie online. Wśród nich znajdują się: wydanie zewnętrzne (WZ), przyjęcie zewnętrzne (PZ), przyjęcie wewnętrzne (PW) oraz rozchód wewnętrzny (RW).

Decydując się na dodanie wewnętrznych dokumentów magazynowych, wystarczy wpisać datę wystawienia, dane i ilość produktu. Natomiast jeżeli chcemy dodać jeden z zewnętrznych dokumentów magazynowych, należy uzupełnić podstawowe informacje dotyczące: produktu, kontrahenta, daty wystawienia, serii oraz waluty. Ostatnia z opcji przyda się szczególnie w przypadku współpracy zagranicznej. Umożliwi nam to rozliczanie transakcji w odpowiedniej walucie przy korzystnych kursach.

Po dodaniu dokumentów magazynowych i zaznaczeniu jednej lub wielu pozycji otrzymujemy możliwość ich wydrukowania, wysłania bezpośrednio do dostawców i odbiorców w formacie XML czy też pobrania raportu JPK. Ważną funkcją jest również opcja wygenerowania faktury, wydatku oraz paragonu fiskalnego lub niefiskalnego.

Warto zaznaczyć, że dodanie powyższych dokumentów online w oprogramowaniu wfirma.pl powoduje automatyczną zmianę stanu produktów w magazynie. Kiedy wprowadziliśmy dwa przyjęcia zewnętrzne (PZ), liczba dostępnych towarów w zakładce “Produkty” wzrośnie o liczbę, na jaką zostały wystawione dokumenty.

Jednym z ułatwień jest również wykonanie przyjęcia w zakładce “Produkty” na podstawie WZ, RW, faktury, paragonu fiskalnego lub niefiskalnego. Z kolei przyjęcie możemy odnotować, wprowadzając PZ, PW lub faktury.

Rezerwacja produktów

Oprogramowanie do prowadzenia magazynu ułatwia również zarządzanie zamówieniami hurtowymi i detalicznymi. Jeżeli dostawa będzie realizowana w późniejszym terminie, wówczas warto skorzystać z zakładki “Rezerwacje”. Po kliknięciu symbolu plusa na zielonym tle pojawi się okno dialogowe z rubrykami do wypełnienia. Musimy uzupełnić przede wszystkim datę wystawienia oraz realizacji. Następnie należy wprowadzić informacje o zarezerwowanym produkcie. W tym miejscu możemy również wprowadzić ewentualny rabat dla danego kontrahenta. Dzięki tej opcji zyskamy gwarancję, że produkty nie zostaną sprzedane w międzyczasie innemu klientowi. Termin rezerwacji ustalamy indywidualnie, na przykład tydzień. Oprogramowanie odliczy automatycznie od stanu magazynowego liczbę zarezerwowanych towarów.

Następnie rezerwacja zyska status “oczekująca”. Zaznaczając dokument, zyskujemy dostęp do dodatkowych możliwości. Na jego podstawie możemy wystawić: dokument WZ, fakturę pro forma, paragon fiskalny lub niefiskalny, a także zamówienie. Z tych funkcji warto skorzystać w przypadku dropshippingu, czyli sprzedaży online opierającej się na przyjmowaniu zamówień rezerwacji i przekazywaniu ich dostawcom zewnętrznym. W tym celu wystarczy zaznaczyć odpowiednią rezerwację oraz wybrać komendę wygenerowania zamówienia. Po zakończeniu całego procesu możemy oznaczyć dokument jako zrealizowany. Dodatkowo istnieje możliwość wydrukowania, a także przesłania pisma bezpośrednio do kontrahenta.

Problem: rezerwacja produktów

Rezerwacja produktów to doskonałe rozwiązanie w przypadku prowadzenia sprzedaży internetowej. Jednak dostępność tej funkcji zależy od tego, co jest przedmiotem transakcji. W systemie wfirma.pl możemy wprowadzić towary, usługi lub komplety. Jednak usługi nie posiadają stanu magazynowego, a tym samym niemożliwe jest zarezerwowanie jej dla klienta.

Zamówienia brakujących produktów u dostawcy

Natomiast w zakładce “Zamówienia” możemy dodać zlecenie dostawy brakujących towarów. W tym miejscu należy wpisać dane dostawcy, datę wystawienia i realizacji, walutę, a także informacje o zamawianym produkcie. Dużym ułatwieniem, które pozwoli zaoszczędzić czas oraz zoptymalizować przepływy, jest skorzystanie z funkcji “Wygeneruj automatycznie zamówienia”. W tym miejscu pojawią się produkty wymagające uzupełnienia na podstawie analizy wprowadzonych progów. Następnie możemy na ich podstawie wystawić wydatek lub dokument PZ.

Zarządzanie produkcją

Jeżeli odbieramy zamówienia od kontrahentów, które wymagają skompletowania, wówczas warto skorzystać z zakładki “Produkcja”. Umożliwia dodanie dokumentu ZPM, czyli zlecenie produkcyjne montażu. Należy w nim uwzględnić niezbędne produkty do stworzenia kompletu. Z kolei kiedy pojawi się potrzeba demontażu i zwróceniu użytych produktów do stanu magazynowego, wówczas należy wprowadzić ZPD, czyli zlecenie produkcyjne demontażu. W zależności od etapu prac może mieć jeden z trzech następujących statusów: nowe, w realizacji lub zakończone. Należy zaznaczyć, że funkcja ta dotyczy wyłącznie produktów oznaczonych w magazynie jako komplety.

Integracja z Allegro, księgowością i systemami płatności

Jedną z zalet oprogramowania do prowadzenia magazynu wfirma.pl jest również możliwość integracji z platformami e-commerce, a w szczególności Allegro. Aby to zrobić, należy przejść do ustawień znajdujących się pod ikoną użytkownika. Następnie klikamy “Allegro”.

Następnie wyświetli się okno dialogowe, w którym możemy dodać dowolną liczbę sklepów internetowych oraz skonfigurować moduł Allegro. W tym miejscu możemy również włączyć automatyczną zmianę zamówienia na zamknięte po wystawieniu dokumentu sprzedaży. Dzięki temu zyskamy dostęp do najważniejszych funkcji w jednym miejscu, z poziomu panelu administratora wfirma.pl.

Dodatkowo w sekcji “Integracje” możemy również połączyć konto administratora z platformą przelewów ekspresowych BlueMedia, która umożliwia uniknięcie opóźnień związanych z sesjami Elixir. Obejmują one między innymi: płatności za należności z tytułu PIT, VAT, ZUS oraz wydatki przedsiębiorstwa. Ponadto istnieje opcja dołączenia przycisku płatności BlueMedia do faktur wysyłanych mailem lub wiadomością SMS. Konto firmy możemy również zintegrować z płatnościami za pośrednictwem Alior Banku oraz DotPay.

Podsumowanie oprogramowanie do prowadzenia magazynu

Oprogramowanie do prowadzenia magazynu umożliwia swobodny dostęp do informacji dotyczących zamówień, produkcji oraz stanu asortymentu. Aby wprowadzić niezbędne aktualizacje lub zlecić uzupełnienie magazynu, wystarczy dostęp do internetu. Nie musimy mieć przy sobie służbowego laptopa. Możemy zalogować się do konta administratora nawet za pomocą konta Google lub Facebook. Jedno narzędzie umożliwia wfirma.pl umożliwia pełną integrację z platformami e-commerce, księgowością oraz systemami płatności. Bez wątpienia jest to rozwiązanie umożliwiające oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy.

– wFirma to proste w obsłudze narzędzie, które gwarantuje dostęp do ciekawych rozwiązań umożliwiających oszczędność czasu i automatyzację wielu działań. Połączenia z systemem BlueMedia i powiadomienia o płatnościach daje gwarancję dotrzymywania terminów oraz zachowanie dobrej opinii wśród kontrahentów. – mówi właściciel firmy logistycznej, klient wfirma.pl.