Prowadząc działalność gospodarczą, przedsiębiorca musi pamiętać o prawidłowym prowadzeniu księgowości własnej firmy. Podstawowym obowiązkiem jaki nakłada ustawodawca na przedsiębiorcę jest prawidłowe wyliczanie i odprowadzanie podatków. Żeby to było możliwe, musi on zwrócić szczególną uwagę na sposób prowadzenia księgowości. 

Księgowość podatkowa to nic innego jak zestawianie poniesionych kosztów i przychodów według zasad regulowanych przez prawo podatkowe. One to determinują jak wygląda księgowanie wydatków i przychodów w firmie. Aby wywiązywać się z obowiązków księgowych, przedsiębiorca ma dostępnych na rynku kila rozwiązań:

  • samodzielną księgowość online,
  • księgowość online prowadzoną przez biura rachunkowe,
  • księgowość prowadzoną przez księgowego w tradycyjny sposób, 

może również stworzyć dział księgowości w siedzibie własnej firmy. 

księgowość online - na każdym urządzeniu

Księgowość online to jedno z narzędzi wchodzących w skład zaawansowanych platform ERP. Dzięki niemu będziemy w stanie samodzielnie prowadzić księgowość, a w razie problemu do naszej dyspozycji pozostają eksperci. Prosty i intuicyjny interfejs sprawi, że poradzimy sobie z wszystkimi działaniami bez pomocy biura rachunkowego. W poszczególnych sekcjach znajdziemy dodatkowe wskazówki dotyczące funkcji oraz sytuacji, w których warto z nich skorzystać. Niewątpliwą zaletą tego rozwiązania jest mobilność. Dostęp do najważniejszych informacji otrzymamy z każdego miejsca, niezależnie, czy korzystamy z komputera służbowego, a może prywatnego. Jeżeli połączymy konto administratora z profilem na Facebooku lub Google, wówczas zalogujemy się do systemu nawet jednym kliknięciem.

– Dostęp do biura rachunkowego z każdego miejsca w Polsce to niebywała zaleta. W każdej chwili możemy samodzielnie wprowadzić aktualizację wydatków, dodać nowe faktury czy nawet rozliczyć swoje e-deklaracje. Mobilna księgowość wfirma.pl to doskonałe rozwiązanie nawet dla początkujących przedsiębiorców. – mówi właścicielka sklepu odzieżowego, klientka wfirma.pl.

Księgowość online a automatyczne księgowanie wydatków 

Jedną z funkcji oferowanych przez mobilną księgowość online jest zautomatyzowanie księgowania wydatków firmy. W tym celu należy przejść do sekcji “Wydatki”. Jeśli to zrobimy, zostaniemy automatycznie przekierowani do zakładki “Księgowanie”. Po kliknięciu symbolu plusa na zielonym tle możemy wprowadzić nową fakturę VAT lub bez VAT, dowód wewnętrzny lub wydatek na podstawie pliku w formacie XML, PDF lub skanów faktur załączonych do systemu.


Księgowość online

 

 

 Jeśli zdecydujemy się dodanie jednego z dokumentów, na przykład faktury VAT, pierwszym polem do uzupełnienia będą dane dostawcy. Aby je wprowadzić, należy najpierw dodać do systemu kontrahenta. Możemy to zrobić ręcznie lub pobrać dane z GUS. W przypadku wprowadzenia tych informacji wcześniej wystarczy wybrać dostawcę z katalogu.


 

 Po wybraniu dostawcy musimy dodać podstawowe informacje dotyczące wydatku: data wystawienia i odbioru faktury, termin płatności, numer dokumenty, metodę płatności - gotówka, przelew, kompensata, za pobraniem lub karta płatnicza. Jeśli rachunek został uregulowany, wówczas należy zaznaczyć pole “Zapłacono”.


 

 Ostatnim krokiem jest wybór rodzaju wydatku, jaki chcemy udokumentować. Wśród dostępnych możliwości znajdziemy: zakup towarów, koszty działalności, majątek trwały czy też koszty nieksięgowane do ewidencji. Dodatkowo możemy również załączyć plik, który dotyczy danego wydatku.

Księgowość online a rozliczanie transakcji krajowych i międzynarodowych

Drugą zakładką, która znajduje się w oknie dodawania nowego wydatku, jest “Import z zagranicy i inne zaawansowane”. W tym miejscu możemy zmienić walutę transakcji, sposób księgowania, a także zaznaczyć metodę kasową w podatku VAT. Jeżeli zdecydujemy się na wprowadzenie ostatniej z opcji, po opłaceniu wydatek trafi automatycznie do Rejestru zakupu VAT znajdującego się w sekcji “Ewidencje”. W tym miejscu możemy również zaznaczyć opcję “WNT”, która oznacza nabycie towarów za granicą, na terenie Unii Europejskiej. Dzięki temu mamy możliwość szybkiego rozliczania transakcji międzynarodowych. Po zaznaczeniu tej opcji wydatek zostanie automatycznie zaksięgowany w rejestrze VAT sprzedaży i zakupów.


 

 Po wprowadzeniu wszystkich informacji i wygenerowaniu dokumentu możemy zaznaczyć daną pozycję. W tym momencie pokażą nam się dodatkowe opcje. Jedną z nich jest “Rozlicz”, która umożliwia nam dodanie transakcji do terminarza znajdującego się na stronie głównej w sekcji “Płatności”. W ten sposób wszystkie rozliczenia znajdziemy w jednym miejscu. Drugą opcja “Zapłać” służy do połączenia się z platformą płatności ekspresowych BlueMedia, które zagwarantują natychmiastowe zaksięgowanie przelewu u odbiorcy. Z kolei “Eksport do banku” odpowiada za wygenerowanie pliku z danymi płatności do pliku lub przekazanie ich do banku. Pełna integracja z systemami płatniczymi zagwarantuje nam wygodne rozliczanie zobowiązań firmy oraz importowanie wyciągów bankowych i informacji o płatnościach kontrahentów.

Dużą zaletą jest również możliwość wygenerowania na podstawie danych znajdujących się w systemie dokumentów takich jak: faktura VAT, paragon fiskalny lub niefiskalny, pro formę, a także notę korygującą. Dodatkowo w razie potrzeby możemy zawsze wydrukować informacje o wprowadzonym wydatku.

Księgowość online a ewidencja środków trwałych

Jeśli chcemy wprowadzić opłatę za zakup paliwa do samochodu lub rozliczyć kilometrówki, wówczas niezbędne będzie dodanie pojazdu do systemu. Możemy to zrobić na cztery różne sposoby w zależności od tego, w jaki sposób użytkujemy samochód oraz czyją jest własnością. W przypadku przekazania pojazdu prywatnego firmie należy dodać go do środków trwałych. Zrobimy to, przechodząc do zakładki “Środki trwałe” w sekcji “Ewidencje”.

 

mobilna księgowość

 

 Po otwarciu okna dialogowego należy uzupełnić podstawowe informacje dotyczące pojazdu. Wśród nich znajdują się: nazwa, typ, dokument zakup, termn nabycia, wartość samochodu oraz stawka i metoda amortyzacji. W części “Zaawansowane” możemy wpisać uwagi, a także zaznaczyć, czy środek trwały został zakupiony z dotacji lub przeniesiony z innej firmy. Przydatną możliwością jest automatyczne księgowanie odpisów. Po zaznaczeniu tej opcji nie będziemy musieli samodzielnie księgować odpisów amortyzacyjnych. Jednak należy pamiętać, że powinna być ona odznaczona w przypadku nabycia samochodu z dotacji.

Oprócz samochodów możemy wprowadzić również w tym miejscu inne środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne. Każdą z dodanych pozycji możemy zaznaczyć i sprzedać, odnotowując – lub nie – ten fakt w KPiR i VAT, jednym z wybranych dokumentów. Możemy również zlikwidować środek trwały. W takiej sytuacji należy wprowadzić sposób księgowania reszty odpisów oraz podać skład komisji likwidacyjnej.

Księgowość online a ewidencja pojazdów

Drugi sposób ewidencji dotyczy pojazdów zakupionych przez firmę. W takiej sytuacji należy przejść do zakładki “Wydatki” i kategorii “Księgowanie”. Możemy wybrać dodanie faktury VAT lub bez VAT. Następnie w formularzu nowego wydatku zaznaczyć Zakup samochodu osobowego lub Zakup samochodu ciężarowego.

 

mobilna księgowość

 

 Kiedy przedsiębiorca korzysta z pojazdu prywatnego w celach służbowych, wówczas możemy dodać samochód w sekcji “Ewidencje”. Przechodząc do zakładki “Pojazdy”, klikamy symbol “Dodaj pojazd”. W tym momencie otworzy się okno dialogowe, w którym należy podać nazwę samochodu, jego typ, numer rejestracyjny, sposób używania oraz formę własności. W ostatnim przypadku ustawiamy znacznik: prywatny. Jeśli przedsiębiorca użytkuje pojazd na podstawie umowy leasingu operacyjnego, najmu lub dzierżawy, wówczas zmieniamy formę własności na: leasing operacyjny i najem. Z kolei samochód używany na podstawie umowy użyczenia, należy wprowadzić znacznik: inny.

Jeśli wartość samochodu osobowego lub ciężarowego poniżej 3,5 t w leasingu lub najmie przekracza 150 000 zł, należy odznaczyć opcję “Wartość poniżej 150 tys. zł”. Następnie dodać datę umowy oraz wartość pojazdu. W przypadku użytkowania samochodu prywatnie i w działalności prawo dopuszcza odliczenie 50% podatku VAT oraz 75% kosztów eksploatacji. Natomiast wykorzystując pojazd wyłącznie w działalności, możemy odliczyć 100% podatku VAT i 100% kosztów związanych z jego eksploatacją.

Księgowość online a rozliczanie pojazdów 

Kiedy chcemy skorzystać ze 100% odliczenia podatku VAT i kosztów eksploatacji samochodu w leasingu lub najmie, należy złożyć formularz VAT-26, a także prowadzić kilometrówki. Rozliczanie tras jest możliwe w sekcji “Wydatki”, przechodząc do zakładki “Kilometrówka”. W tym celu należy dodać stany liczników, sygnalizując zdarzenie, nazwę pojazdu, datę pomiaru oraz stan licznika.


 

Przed dodaniem właściwej kilometrówki warto również wprowadzić częste trasy, przechodząc do kategorii “Definicja tras”. W tym miejscu możemy je nazwać oraz wprowadzić stałe odległości.


 

Następnie w kategorii “Kilometrówka” dodajemy nowy wpis, uzupełniając następujące rubryki: nazwa pojazdu, dane kierowcy, data wyjazdu i jej cel, trasa przejazdu, przebieg oraz dystans.
Z kolei po zakończeniu miesiąca należy zaktualizować stan licznika, dodając do początkowej wartości liczbę kilometrów zapisanych w kilometrówkach. Pamiętajmy o wprowadzeniu w rubryce “Zdarzenie”: Koniec miesiąca. Natomiast po zakończeniu korzystania z samochodu należy wprowadzić stan licznika z dnia likwidacji i zaznaczyć w polu “Zdarzenie”: Koniec wykorzystywania pojazdu tylko do działalności.

Wszystkie informacje zawarte w kategorii “Kilometrówka” możemy wydrukować w formie ewidencji VAT lub KPiR. W zależności od sposobu rozliczania będą to zestawienia miesięczne czy też kwartalne.

Księgowość online to automatyczne składanie deklaracji do ZUS i Ministerstwa Finansów

Mobilna księgowość online jest w pełni zintegrowana z systemami Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Ministerstwa Finansów. Umożliwia to przesyłanie niezbędnych deklaracji elektronicznych za pomocą jednego kliknięcia. W przypadku dokumentów dotyczących ubezpieczeń możemy to zrobić, przechodząc do ekranu startowego. Po lewej stronie znajdziemy zakładkę ZUS. Za jej pośrednictwem możemy wprowadzić: deklaracje rozliczeniowe, zgłoszeniowe, zasiłki przedsiębiorcy i zaświadczenia Z-3b, a następnie rozliczyć z odpowiednim oddziałem ZUS.

Na stronie głównej znajduje się również zakładka “Podatki”, w której możemy rozliczyć podatek dochodowy, za pracownika lub VAT. Dodatkowo istnieje możliwość wygenerowania i przesłania do odpowiednich organów Jednolitego Pliku Kontrolnego oraz deklaracji rocznych.
Część dokumentów będzie tworzona na bieżąco wraz z wprowadzaniem kolejnych informacji w systemie. Dodawane wydatki trafią one automatycznie do Rejestru VAT zakupów znajdującego się w sekcji “Ewidencje”. Jednym z dokumentów, które można wygenerować i przesłać bezpośrednio z mobilnej księgowości online wfirma.pl do urzędu. W tym celu należy przejść do zakładki “Podatki” na stronie głównej. Następnie w kategorii “Podatek VAT” znajdziemy możliwość dodania Informacji VAT 26.


 

Po wygenerowaniu druku VAT 26 możemy wysłać dokument do urzędu w formie elektronicznej lub pobrać, wydrukować i przekazać pocztą tradycyjną.

Ponadto księgowość online usprawnia zarządzanie relacjami w CRM i miękką windykację

Warto również zwrócić uwagę na sekcję CRM, w której mamy swobodny dostęp do najważniejszych informacji na temat kontrahentów w formie wizytówek. Możemy również wprowadzić do systemu inne osoby zajmujące konkretne stanowiska lub wykonujące określone obowiązki we współpracujących z nami firmach. CRM umożliwia nam dodawanie terminów ważnych zadań i spotkań z kontrahentami lub ich przedstawicielami wraz z opisami, czego będą one dotyczyły. Jako administratorzy możemy wprowadzić do systemu pliki, foldery ze zdjęciami lub dokumenty znajdujące się w chmurze.
Możemy również skorzystać z dodatkowej opcji, jaką jest miękka windykacja. Jeżeli kontrahenci nie rozliczą w terminie swoich zobowiązań względem nas, trafią na listę “Dłużnicy” w zakładce “Windykacja”. W następnej kategorii “Wierzytelności” znajdziemy numery faktur oraz podstawowe informacje dotyczące spłaconego już zadłużenia, pozostałej kwoty do spłaty oraz wysokość naliczonych odsetek. Jeżeli dłużnik ich nie rozliczył, ale spłacił już przeterminowane faktury, wówczas należy wystawić właściwy dokument w części “Noty odsetkowe”.


 

Podsumowanie - czego brakuje systemom księgowości online? 

Mobilna księgowość online gwarantuje dostęp do biura rachunkowego z dowolnego miejsca. Jest to kompleksowa usługa obejmująca fakturowanie, rozliczanie operacji międzynarodowych, sprawozdawczość z Ministerstwem Finansów i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych bezpośrednio z platformy ERC wfirma.pl, rozliczanie pojazdów użytkowanych w firmie, ewidencje środków trwałych, miękką windykację online oraz zarządzanie relacjami w CRM. Bez wątpienia jest to doskonałe rozwiązanie dla osób, które chcą samodzielnie zadbać o zarządzanie księgowością we własnej firmie.

– System wfirma.pl to nie tylko narzędzie do zarządzania przedsiębiorstwem, ale również możliwość zdobycia najważniejszej wiedzy z zakresu księgowości. Jeżeli pojawi się problem lub ważne pytanie zawsze można skorzystać z pomocy ekspertów. Dostęp do najważniejszych informacji o firmie online to wygoda, bezpieczeństwo danych oraz oszczędność czasu. – mówi właściciel wypożyczalni samochodów, klient wfirma.pl.