Duplikaty faktur

W sytuacji, gdy egzemplarz faktury lub faktury korygującej, w którego posiadaniu był nabywca ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Żadne przepisy nie regulują formy wyrażenia wniosku o wystawienie duplikatu. Może być to zarówno prośba pisemna jak i ustna.

Faktura i faktura korygująca, oprócz niezbędnych elementów przewidzianych dla tych dokumentów, musi dodatkowo zawierać wyraz "DUPLIKAT" oraz datę jego wystawienia.

Ważne!
Wystawienie duplikatu faktury oznacza w praktyce ponowne wystawienie faktury, zgodnej z danymi zawartymi na kopii faktury lub faktury korygującej, uzupełnionej o dopisek "DUPLIKAT" i datę jego wystawienia.

Do końca roku 2012 duplikat faktury i faktury korygującej wystawiało się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymywał nabywca, a kopię zatrzymywał sprzedawca. W przypadku faktur i faktur korygujących wystawionych i przesyłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyłał nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Natomiast po zmianach, obowiązujących od 1 stycznia 2013 r. rozporządzenie w sprawie faktur nie określa liczby egzemplarzy duplikatów.