Jak sprawdzić czy firma jest zarejestrowana?

Prowadząc działalność gospodarczą, bardzo ważne jest to z kim współpracujemy, bowiem niekiedy dokonywane transakcje z przedsiębiorcami, którzy nie widnieją w rejestrach podatników mogą rodzić poważne konsekwencje. W artykule przedstawiamy zatem, jak sprawdzić czy firma jest zarejestrowana!

Gdzie i jak sprawdzić czy firma jest zarejestrowana?

Podstawowymi narzędziami do weryfikacji kontrahentów, z którymi nawiązujemy współpracę jest:

  • Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG), baza przedsiębiorców udostępniana jest na rządowej stronie: https://aplikacja.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx - widnieją w niej przedsiębiorcy prowadzący działalność w formie jednoosobowej i w formie spółek cywilnych;
  • Krajowy Rejestr Sądowy, który dostępny jest na rządowej stronie: https://ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs/strona-glowna/ - widnieją w nim spółki osobowe: jawna, partnerska, komandytowa i komandytowo-akcyjna i kapitałowe: z ograniczoną odpowiedzialnością i akcyjna, a także stowarzyszenia, fundacje, organizacje społeczne i zawodowe oraz publiczne zakłady opieki zdrowotnej;
  • biała lista podatników VAT, dostępna na rządowej stronie: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka, gdzie widnieją dane o podatnikach zarejestrowanych do VAT, niezarejestrowanych, wykreślonych i przywróconych do VAT.

Poza powyższymi oficjalnymi kanałami weryfikacji kontrahentów, możliwe jest również sprawdzenie kontrahenta za pośrednictwem jego strony internetowej lub weryfikując opinie zamieszczone w Internecie.

Czy brak weryfikacji kontrahenta niesie za sobą konsekwencje?

Co do zasady nie ma obowiązku weryfikacji kontrahenta, z którym wiążą przedsiębiorcę stosunki gospodarcze w zakresie dokonywanej sprzedaży oraz nabycia usług czy towarów, niemniej czynność ta może sprawić, że w przypadku nierzetelnego kontrahenta przedsiębiorca uniknie konsekwencji.

Najczęstszą sytuacją, w której weryfikacja kontrahenta wyklucza ryzyko popełnienia błędu oraz ewentualnych konsekwencji nałożonych ze strony urzędu skarbowego jest sprawdzenie sprzedawcy, od którego otrzymaliśmy fakturę VAT (z naliczonym podatkiem), czy widnieje on na białej liście podatników, jako przedsiębiorca posiadający status podatnika VAT czynnego.

Kontrahenta na białej liście liście możemy zweryfikować na podstawie:

  • numeru konta,
  • NIP,
  • REGON,
  • nazwy podmiotu.

Weryfikacja jest możliwa na dzień bieżący bądź też z datą wsteczną. Nie można jednak dokonać sprawdzenia z datą przyszłą.

Weryfikacja we wspomnianym zakresie jest niezwykle istotna, bowiem zgodnie z ogólną zasadą prawo do odliczenia występuje tylko i wyłącznie wtedy, gdy wystawcą faktury jest przedsiębiorca posiadający status podatnika VAT czynnego i informacja ta widnieje na białej liście. W sytuacji, w której przedsiębiorca otrzyma fakturę VAT od podatnika niezarejestrowanego do VAT i dokona odliczenia podatku, urząd może wezwać podatnika do wyjaśnień, w tym korekty nienależnie odliczonego VAT.

Przykład 1.

Pani Anna otrzymała fakturę VAT za zakup towaru. Po weryfikacji na białej liście okazało się, że sprzedawca nie jest zarejestrowany do VAT. Co powinna zrobić Pani Anna?

W tej sytuacji Pani Anna powinna zaksięgować fakturę w kwocie netto wyłącznie na gruncie kosztu podatkowego. Dodatkowo zaistniałą sytuację Pani Anna może wyjaśnić ze sprzedawcą, dlaczego sprzedaż została udokumentowana fakturą VAT.

Przykład 2.

Pan Jan otrzymał fakturę VAT za zakup towaru. Nie zweryfikował on jednak sprzedawcy, który w momencie wystawienia faktury nie był zarejestrowany do VAT. Pan Jan odliczył podatek VAT skutkiem czego otrzymał pismo z urzędu z informacją o jego nienależnym odliczeniu. Co w tej sytuacji powinien zrobić Pan Jan?

Pan Jan zobowiązany jest do korekty naliczonego podatku VAT pozostawiając wartość netto w kosztach firmy, bowiem jak słusznie wskazał urząd, nie było prawa do jego odliczenia.

Weryfikacja kontrahenta na białej liście w systemie wFirma

System wFirma umożliwia weryfikację kontrahentów na białej liście, od których nabywane są towary i usługi. 

Weryfikacja kontrahenta dostępna jest przy księgowaniu wydatków poprzez WYDATKI » KSIĘGOWANIE wówczas po wskazaniu sprzedawcy system wskazuje informację:

  • zarejestrowany do VAT lub

  • niezarejestrowany do VAT.

Szczegółowy zakres funkcji weryfikacji kontrahentów na białej liście omawia artykuł pomocy: Biała lista podatników w systemie wfirma.

Czegoś zabrakło? Skontaktuj się z nami
Zapewniamy regularne aktualizacje systemu, które odpowiadają na potrzeby naszych klientów i są zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Gwarantujemy bezpieczeństwo korzystania z serwisu, nad którym nieustannie czuwają eksperci z zakresu prawa.
Ewa Szpytko-Waszczyszyn Dyrektor Działu Prawnego Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Ewa Szpytko-Waszczyszyn