Ewidencja czasu pracy

Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników, bez względu na ich liczbę, ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy. Jest to jeden z wymogów ewidencyjnych, którymi jest obciążony pracodawca. Prowadzenie takiego rejestru jest podstawą do rozliczenia przepracowanych godzin, co ma bezpośredni wpływ na wysokość wynagrodzenia, a także innych świadczeń związanych z pracą. Konieczność prowadzenia ewidencji dotyczy pracowników zatrudnionych na umowę o pracę — nawet w przypadku zatrudnienia tylko jednego pracownika. 

Prowadzenie ewidencji czasu pracy

Na podstawie artykułu 149 Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Oryginał jest jego własnością, jednak zgodnie z tym przepisem na żądanie pracownika należy mu go udostępnić - do wglądu bądź wykonania kserokopii. Rejestr czasu pracy może być także kontrolowany przez inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy.

Obowiązkowe informacje w ewidencji czasu pracy

Od 1 stycznia 2019 r. do dokumentacji pracowniczej zalicza się dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym ewidencję czasu pracy. Należy je przechowywać przez okres 10 lat. Jak stanowią przepisy, pracodawca prowadzi je oddzielnie dla każdego pracownika dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzi ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

• godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy.
• liczbie przepracowanych godzin,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności 

Lista obecności to nie to samo co ewidencja czasu pracy. Pracodawca sam prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 § 1 k.p.)

To ewidencja czasu pracy powinna być dokumentem, na podstawie którego pracodawca wykonuje rozliczenia czasu pracy i ustala wynagrodzenie. Lista obecności jest tylko narzędziem i sposobem potwierdzania obecności w pracy.

Ewidencja czasu pracy - gdzie ją przechowywać?

Od 1 stycznia 2019 r. do dokumentacji pracowniczej zalicza się dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym ewidencję czasu pracy. Przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazują wyłącznie na obowiązek prowadzenia takiej dokumentacji, ale nie jest narzucona jej forma. W praktyce więc dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy może być prowadzona w postaci elektronicznej, która jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.

Ewidencja czasu pracy - konsekwencje nieprowadzenia lub niewłaściwego jej prowadzenia 

Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy lub naruszanie przepisów o czasie pracy jest łamaniem praw pracownika. Jest to wykroczenie, za które inspektor pracy może nałożyć karę grzywny w formie mandatu lub wystąpić jako oskarżyciel publiczny do sądu o nałożenie kary grzywny od tysiąca do nawet 30 tysięcy złotych. Jeżeli istnieje prawdopodobieństwo, że rejestr czasu pracy został sfałszowany, wówczas kontroler Państwowej Inspekcji Pracy może wystąpić z wnioskiem do prokuratury o podejrzenie popełnienia przestępstwa. W momencie, gdy braki w ewidencji są czysto techniczne, inspektor pracy może sporządzić wniosek o prawidłowe prowadzenie ewidencji, bez konsekwencji karnych.

Ewidencja czasu pracy w systemie wFirma!

System wFirma umożliwia prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej.  

W szczegółach pracownika w zakładce KADRY » PRACOWNICY znajduje się CZAS PRACY. Z tego miejsca można zarządzać również grafikiem dla pracowników oraz kontrolować wprowadzone nieobecności.

W zakładce tej dodaje się głównie absencje pracownika oraz inne terminy z nim związane. Można również ewidencjonować godziny nadliczbowe, nocne oraz ustalać, które zostaną oddane w innym terminie, a za które zostanie wypłacone wynagrodzenie. 

Użytkownik systemu ma możliwość wydrukować ewidencję czasu pracy pracownika za dany miesiąc poprzez wykorzystanie dostępnych Akcji. W tym celu należy kliknąć DRUKUJ.

Ewidencja czasu pracy pozwala na łatwe rejestrowanie czasu pracy. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji jest zawsze pracodawca. Przepisy prawa nie podają wzoru ewidencji czasu pracy ani nie przewidują okresu, na jaki powinna być prowadzona. Dopuszczalne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy również elektronicznie, na co system wFirma w pełni pozwala!