Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym - jak się przygotować?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur ma na celu nie tylko zwiększenie przejrzystości podatkowej w Polsce, ale także zautomatyzowanie obiegu faktur między przedsiębiorcami. Choć dziś korzystanie z systemu jest dobrowolne, od 1 lutego 2026 r. stanie się obowiązkowe dla firm o obrotach powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia dla większości pozostałych przedsiębiorstw. Odpowiednie przygotowanie biura rachunkowego do tych zmian może przynieść znaczne usprawnienia w codziennej pracy oraz współpracy z klientami. Dlatego przeczytaj artykuł, aby już teraz przygotować się na wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym!

Najważniejsze zagadnienia o KSeF w biurze rachunkowym - webinar

Uprawnienia w KSeF - co musi wiedzieć biuro rachunkowe?

Jednym z kluczowych aspektów pracy w KSeF jest zarządzanie uprawnieniami, bez ich prawidłowego nadania, korzystanie z systemu będzie niemożliwe. Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów określają trzy główne rodzaje uprawnień:

• Zarządzanie uprawnieniami – umożliwia przypisywanie, modyfikowanie oraz odbieranie dostępów w obrębie KSeF.
• Wystawianie oraz dostęp do faktur ustrukturyzowanych – pozwala na obsługę sprzedaży oraz weryfikację dokumentów przychodzących i kosztowych.
• Wystawianie faktur w trybie samofakturowania – dla przypadków, w których to nabywca sporządza fakturę w imieniu sprzedawcy.

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych przedsiębiorca automatycznie dysponuje pełnym zakresem uprawnień, wystarczy, że zaloguje się przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Inaczej sytuacja wygląda w spółkach, jeśli nie posługują się one elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną zawierającą NIP, konieczne jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA i wskazanie osoby upoważnionej do działania w KSeF.

Czy każdy pracownik biura rachunkowego musi być osobno uprawniony?

Ministerstwo Finansów opublikowało odpowiedzi na często zadawane pytania, które rozwiewają wątpliwości związane z delegowaniem uprawnień:

• Jeśli przedsiębiorca upoważni biuro rachunkowe jako podmiot, jego pracownicy mogą wystawiać faktury w imieniu klienta bez potrzeby indywidualnego upoważnienia.
• Istnieje też możliwość nadania bezpośredniego uprawnienia konkretnym osobom, nawet jeśli nie są one formalnie związane z firmą podatnika.

Warto jednak rozważyć, że przypisanie uprawnień konkretnemu pracownikowi może wymagać ponownego działania ze strony klienta przy każdej zmianie kadrowej w biurze. Znacznie efektywniejsze jest więc przekazanie uprawnień właścicielowi biura rachunkowego, który będzie mógł nimi zarządzać bez angażowania przedsiębiorcy. Takie rozwiązanie jest szczególnie wygodne, gdy biuro korzysta z systemu zintegrowanego z KSeF, jak np. wFirma dla biur rachunkowych.

Kto i jak może wystawiać faktury w imieniu klienta?

Ministerstwo Finansów doprecyzowało kwestie delegowania uprawnień. Przedsiębiorca może:

• upoważnić biuro rachunkowe jako podmiot, dzięki czemu pracownicy biura uzyskują prawo do wystawiania faktur,
• nadać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym – np. pracownikowi biura.

W praktyce bardziej elastycznym rozwiązaniem jest upoważnienie właściciela biura do zarządzania uprawnieniami. Pozwala to na samodzielne przypisywanie dostępów pracownikom bez potrzeby angażowania klienta.

System wFirma dla biur rachunkowych umożliwia nadawanie uprawnień z poziomu aplikacji, bez konieczności logowania się do platformy KSeF. To duże ułatwienie dla obu stron.

Nadawanie uprawnień – osoba fizyczna czy podmiot?

Uprawnienia dla właściciela biura (osoba fizyczna)

Ten wariant umożliwia najszerszy zakres działań – od wystawiania faktur po zarządzanie uprawnieniami innych osób. W procesie przypisania uprawnień wymagane jest:

• wskazanie PESEL właściciela,
• określenie zakresu dostępów: dostęp do faktur, możliwość ich wystawiania, zarządzanie uprawnieniami oraz ich odczytywanie.

Autoryzacja odbywa się przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.

Uprawnienia dla biura jako podmiotu (NIP)

W tym przypadku przedsiębiorca nadaje uprawnienia na poziomie firmy (biura rachunkowego), a nie osoby fizycznej. Dostęp możliwy jest jedynie do faktur i ich wystawiania, bez możliwości dalszego przekazywania uprawnień innym pracownikom. To rozwiązanie sprawdza się raczej w małych biurach, gdzie jedna osoba obsługuje wszystkich klientów.

Zarówno w jednym, jak i drugim modelu uprawnienia można nadać w systemie wFirma, w zakładce:
USTAWIENIA » FAKTURY » E-FAKTURY » KRAJOWY SYSTEM E-FAKTUR » NADAWANIE UPRAWNIEŃ.

KSeF a faktury kosztowe – nowy standard współpracy z klientem

Przechowywanie faktur w KSeF przez 10 lat oraz ich strukturyzacja w ustandaryzowanym formacie to ogromne ułatwienie. Przedsiębiorca nie musi już dostarczać papierowych lub mailowych dokumentów – księgowy może samodzielnie pobierać faktury kosztowe z systemu.

Dzięki integracji wFirma z KSeF faktury te są automatycznie importowane jako wersje robocze. System identyfikuje dane z dokumentów bez potrzeby użycia OCR, eliminując błędy ludzkie. Przedsiębiorca może zatwierdzać lub odrzucać faktury oraz dodawać komentarze.

Aby uniknąć problemów z kwalifikacją wydatków, warto edukować klientów, by rozdzielali zakupy prywatne i firmowe – dzięki temu proces księgowania przebiega sprawniej i bez niepotrzebnych korekt.

Rola biura rachunkowego w procesie fakturowania

Z chwilą wejścia obowiązku korzystania z KSeF każdy przedsiębiorca będzie musiał wystawiać faktury bezpośrednio w tym systemie. Błędy nie będą mogły być poprawiane inaczej niż przez korekty, dlatego warto wdrożyć tzw. buforowanie faktur – czyli przygotowanie ich w wersji roboczej, która zostanie zweryfikowana przed wysyłką.

Biura rachunkowe mogą wspierać klientów, udostępniając im platformę do fakturowania, w której przedsiębiorca może samodzielnie sporządzać dokumenty, a księgowy – kontrolować ich poprawność przed przesłaniem do KSeF.

W systemie wFirma można aktywować opcję wersji roboczych w ustawieniach metod fakturowania. Po weryfikacji dokument można przesłać do KSeF i pobrać UPO (urzędowe potwierdzenie odbioru).

Import faktur z zewnętrznych narzędzi

Jeżeli klient korzysta z innego programu do wystawiania faktur, system wFirma umożliwia ich import bezpośrednio z KSeF. Wystarczy, że pracownik biura posiada odpowiednie uprawnienie do pobierania dokumentów. Proces importu przeprowadza się z poziomu:

PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » WERSJE ROBOCZE » IMPORTUJ Z KSEF

Po wybraniu dat i dokumentów można zapisać je jako wersje robocze lub od razu zaksięgować.

Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym - podsumowanie

KSeF to krok w stronę nowoczesnej, zautomatyzowanej księgowości. Dla biur rachunkowych oznacza to nie tylko nowe obowiązki, ale też szansę na uproszczenie współpracy z klientem. Aby jednak w pełni wykorzystać potencjał systemu, konieczne jest wcześniejsze przygotowanie: przemyślane zarządzanie uprawnieniami, wykorzystanie narzędzi zintegrowanych z KSeF i edukacja klientów w zakresie nowych zasad fakturowania. Wypróbuj KSeF bez dodatkowych opłat i limitów dokumentów: https://wfirma.pl/rejestracja