Dowód księgowy jako podstawa księgowania wydatków w KPiR

Podstawą dokonywania zapisów w Księdze Przychodów i Rozchodów jest dowód księgowy, czyli dokument potwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej. Jakie warunki musi spełnić dany dokument, aby uznać go za dowód księgowy? W artykule przedstawiamy wymogi formalne dowodów księgowych oraz ich rodzaje!

Definicja kosztu podatkowego

Definicję kosztu podatkowego wskazuje art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym jest to wydatek poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. 

W celu zakwalifikowania wydatku do kosztów podatkowych prowadzonej działalności gospodarczej należy ustalić, czy spełnia on łącznie poniższe warunki:

• został poniesiony bezpośrednio przez podatnika,
• został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• ma związek z prowadzoną działalnością,
• został udokumentowany, np. fakturą lub innym dowodem księgowym,
• nie stanowi wydatku, który wskazuje katalog wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów, jakie wskazuje art. 23 ustawy o PIT.

Wspomniany katalog wydatków, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, obejmuje m.in.:

• wydatki na zakup gruntów,
• odpisy amortyzacyjne od wartości pojazdu powyżej 150 tys. zł dla zwykłych pojazdów osobowych oraz powyżej 225 tys. zł dla pojazdów elektrycznych,
• kwoty podatku dochodowego i podatku od spadku i darowizn,
• wydatki na reprezentację.

Metody ujmowania kosztów w KPiR

Prowadząc ewidencję księgową na podstawie KPiR przedsiębiorca zobowiązany jest ujmować koszt jedną z wybranych metod:

• metodą memoriałową lub
• metodą kasową (uproszczoną).

Metoda memoriałowa zobowiązuje przedsiębiorcę do podziału kosztów na bezpośrednio i pośrednio związane z przychodem uzyskanym w danym roku podatkowym. Właściwy podział kosztów jest istotny z punktu widzenia zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Koszty bezpośrednio związane z osiągniętym dochodem, tj. poniesione w danym roku podatkowym lub następnym, ale przed złożeniem rocznych zamknięć – należy uwzględnić w roku, w którym uzyskano odpowiadający im przychód. 

Z kolei koszty pośrednie należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w dniu wystawienia faktury.

Drugim sposobem ujmowania kosztów jest metoda uproszczona (kasowa), zgodnie z którą koszty są odliczane w roku podatkowym, w którym zostały poniesione przez przedsiębiorcę, niezależnie od okresu którego dotyczą. Uproszczone podejście nie rozdziela kosztów związanych z uzyskanymi przychodami na koszty bezpośrednie i pośrednie. 

Co stanowi dowód księgowy?

Podstawę zapisów w KPiR stanowi dowód księgowy, którego ściśle określa § 11-13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dowody księgowe stanowią zatem:

• faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami;
• dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:

• datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
• wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
• wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
• podpis osoby sporządzającej dokument;
• inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie;

• dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
• noty księgowe sporządzone w celu skorygowania skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej;
• dowody przesunięć;
• dowody opłat pocztowych i bankowych;
• inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat

- na podstawie których są dokonywane w księdze zapisy, mają znajdować się na stałe w miejscu zamieszkania rolnika, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu - w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro.

Księgowanie wydatków w KPiR w systemie wFirma.pl

System wFirma umożliwia księgowanie wydatków ponoszonych przez przedsiębiorcę, które automatycznie na podstawie wybranego schematu księgowego ujmowane są w KPiR.

Księgowanie wydatku na podstawie faktury

Wydatki udokumentowane fakturami księguje się poprzez ​​WYDATKI » KSIĘGOWANIE  » DODAJ  » FAKTURA VAT/ FAKTURA BEZ VAT (w przypadku podatników VAT) lub WYDATEK (w przypadku nievatowców). 

W oknie, które się pojawi należy wprowadzić dane z faktury, a następnie wskazać właściwy rodzaj wydatku.

Wydatek zostanie zaksięgowany we właściwej kolumnie KPiR, zgodnie z wybranym rodzajem wydatku oraz w rejestrze VAT zakupów (jeśli będzie zaksięgowany schematem FAKTURA VAT).

Ujęcie wydatku na podstawie dowodu wewnętrznego

W celu udokumentowania wydatku dowodem wewnętrznym należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY.

W oknie, które się pojawi należy wybrać schemat księgowy:

• ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH,
• KOSZTY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI,
• WYDATKI ZWIĄZANE Z UŻYTKOWANIEM POJAZDU

i wprowadzić opis wydatku oraz jego kwotę.

Dodatkowo przy księgowaniu dowodu wewnętrznego można załączyć dokument, na podstawie którego ujmowany jest wydatek - w tym celu należy wybrać opcję ZAŁĄCZ PLIKI.

Wydatek zostanie zaksięgowany we właściwej kolumnie KPiR, zgodnie z wybranym schematem księgowym.