Dowód księgowy jako podstawa księgowania wydatków w KPiR

Podstawą dokonywania zapisów w Księdze Przychodów i Rozchodów jest dowód księgowy, czyli dokument potwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej. Jakie warunki musi spełnić dany dokument, aby uznać go za dowód księgowy? W artykule przedstawiamy wymogi formalne dowodów księgowych oraz ich rodzaje!

Definicja kosztu podatkowego

Definicję kosztu podatkowego wskazuje art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym jest to wydatek poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów

W celu zakwalifikowania wydatku do kosztów podatkowych prowadzonej działalności gospodarczej należy ustalić, czy spełnia on łącznie poniższe warunki:

  • został poniesiony bezpośrednio przez podatnika,
  • został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
  • ma związek z prowadzoną działalnością,
  • został udokumentowany, np. fakturą lub innym dowodem księgowym,
  • nie stanowi wydatku, który wskazuje katalog wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów, jakie wskazuje art. 23 ustawy o PIT.

Wspomniany katalog wydatków, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodu, obejmuje m.in.:

  • wydatki na zakup gruntów,
  • odpisy amortyzacyjne od wartości pojazdu powyżej 150 tys. zł dla zwykłych pojazdów osobowych oraz powyżej 225 tys. zł dla pojazdów elektrycznych,
  • kwoty podatku dochodowego i podatku od spadku i darowizn,
  • wydatki na reprezentację.

Metody ujmowania kosztów w KPiR

Prowadząc ewidencję księgową na podstawie KPiR przedsiębiorca zobowiązany jest ujmować koszt jedną z wybranych metod:

  • metodą memoriałową lub
  • metodą kasową (uproszczoną).

Metoda memoriałowa zobowiązuje przedsiębiorcę do podziału kosztów na bezpośrednio i pośrednio związane z przychodem uzyskanym w danym roku podatkowym. Właściwy podział kosztów jest istotny z punktu widzenia zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Koszty bezpośrednio związane z osiągniętym dochodem, tj. poniesione w danym roku podatkowym lub następnym, ale przed złożeniem rocznych zamknięć – należy uwzględnić w roku, w którym uzyskano odpowiadający im przychód. 

Z kolei koszty pośrednie należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w dniu wystawienia faktury.

Powyższa zasada nie ma zastosowania dla kosztów poniesionych na przełomie roku, bowiem te wykazujemy proporcjonalnie do roku podatkowego, którego dotyczą.

Drugim sposobem ujmowania kosztów jest metoda uproszczona (kasowa), zgodnie z którą koszty są odliczane w roku podatkowym, w którym zostały poniesione przez przedsiębiorcę, niezależnie od okresu którego dotyczą. Uproszczone podejście nie rozdziela kosztów związanych z uzyskanymi przychodami na koszty bezpośrednie i pośrednie. 

Należy mieć na uwadze, że wybraną metodę rozliczania kosztów należy stosować przez cały rok podatkowy.

Co stanowi dowód księgowy?

Podstawę zapisów w KPiR stanowi dowód księgowy, którego ściśle określa § 11-13 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dowody księgowe stanowią zatem:

  • faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami;
  • dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
    • datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
    • wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
    • wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
    • podpis osoby sporządzającej dokument;
  • inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
    • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
    • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
    • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
    • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie;

  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
  • noty księgowe sporządzone w celu skorygowania skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej;
  • dowody przesunięć;
  • dowody opłat pocztowych i bankowych;
  • inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat

- na podstawie których są dokonywane w księdze zapisy, mają znajdować się na stałe w miejscu zamieszkania rolnika, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu - w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro.

Księgowanie wydatków w KPiR w systemie wFirma.pl

System wFirma umożliwia księgowanie wydatków ponoszonych przez przedsiębiorcę, które automatycznie na podstawie wybranego schematu księgowego ujmowane są w KPiR.

Księgowanie wydatku na podstawie faktury

Wydatki udokumentowane fakturami księguje się poprzez ​​WYDATKI » KSIĘGOWANIE  » DODAJ  » FAKTURA VAT/ FAKTURA BEZ VAT (w przypadku podatników VAT) lub WYDATEK (w przypadku nievatowców). 

W oknie, które się pojawi należy wprowadzić dane z faktury, a następnie wskazać właściwy rodzaj wydatku.

 

dowód księgowy

 

Wydatek zostanie zaksięgowany we właściwej kolumnie KPiR, zgodnie z wybranym rodzajem wydatku oraz w rejestrze VAT zakupów (jeśli będzie zaksięgowany schematem FAKTURA VAT).

Ujęcie wydatku na podstawie dowodu wewnętrznego

W celu udokumentowania wydatku dowodem wewnętrznym należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY.

W oknie, które się pojawi należy wybrać schemat księgowy:

  • ZAKUP TOWARÓW HANDLOWYCH,
  • KOSZTY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI,
  • WYDATKI ZWIĄZANE Z UŻYTKOWANIEM POJAZDU

i wprowadzić opis wydatku oraz jego kwotę.

Dodatkowo przy księgowaniu dowodu wewnętrznego można załączyć dokument, na podstawie którego ujmowany jest wydatek - w tym celu należy wybrać opcję ZAŁĄCZ PLIKI.

 

dowód księgowy

 

Wydatek zostanie zaksięgowany we właściwej kolumnie KPiR, zgodnie z wybranym schematem księgowym.

Czegoś zabrakło? Skontaktuj się z nami
Zapewniamy regularne aktualizacje systemu, które odpowiadają na potrzeby naszych klientów i są zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Gwarantujemy bezpieczeństwo korzystania z serwisu, nad którym nieustannie czuwają eksperci z zakresu prawa.
Ewa Szpytko-Waszczyszyn Dyrektor Działu Prawnego Podpis eksperta wfirma
Ekspert wfirma Ewa Szpytko-Waszczyszyn