Nadawanie uprawnień w KSeF - najważniejsze kwestie

Od początku 2022 roku przedsiębiorcy mogą wystawiać e-faktury za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Od przyszłego roku, zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, rozwiązanie to stanie się obowiązkowe. Aby jednak korzystać z systemu, konieczne jest nadanie odpowiednich uprawnień. W tym artykule wyjaśniamy, jak wygląda nadawanie uprawnień w KSeF krok po kroku.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana, czyli e-faktura, ma taką samą moc prawną jak tradycyjna faktura papierowa czy elektroniczna. Różni się jednak sposobem wystawienia – może być wygenerowana wyłącznie przez system KSeF przy użyciu dedykowanego interfejsu elektronicznego.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, faktura uznawana jest za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Odbiorca musi zaakceptować taką formę otrzymywania faktur – nie dotyczy to jednak samego wystawienia dokumentu.

Kto może korzystać z KSeF?

Zgodnie z art. 106nb ustawy o VAT, z KSeF mogą korzystać:

• podatnicy,
• podmioty wskazane przez podatnika,
• podmioty wymienione w art. 106c,
• osoby fizyczne wskazane przez te podmioty,
• inne osoby fizyczne, którym nadano uprawnienia w drodze zawiadomienia,
• podmioty wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, o ile mają one takie prawo.

Jak nadać uprawnienia do KSeF?

Podstawę prawną stanowi rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. (wydane na podstawie art. 106r ustawy VAT). Dokument ten określa:

• rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF,
• sposoby ich nadawania, zmiany i odbierania,
• wzór zawiadomienia o nadaniu/odebraniu uprawnień.

Proces ten odbywa się poprzez interfejs dostępny na stronie podatki.gov.pl.

Aby nadać uprawnienia, należy podać m.in.:

• NIP podatnika,
• dane osoby/podmiotu, którym nadawane są uprawnienia (NIP, PESEL, imię, nazwisko, nazwa podmiotu, data urodzenia, dokument tożsamości),
• dane identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny (jeśli dotyczy),
• rodzaj nadawanego uprawnienia,
• informację, czy osoba/podmiot jest przedstawicielem podatkowym (art. 18a ustawy VAT).

Formularz papierowy ZAW-FA

W wyjątkowych przypadkach – np. gdy nie ma możliwości uwierzytelnienia elektronicznego – możliwe jest nadanie uprawnień poprzez formularz ZAW-FA. Dotyczy to sytuacji, gdy podmiot nie dysponuje:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną,
• profilem zaufanym,
• tokenem KSeF.

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, podatnicy niebędący osobami fizycznymi, posiadający kwalifikowaną pieczęć elektroniczną zawierającą NIP, mogą korzystać z KSeF bez zgłaszania tego faktu do urzędu skarbowego.

W pozostałych przypadkach konieczne jest złożenie ZAW-FA i wskazanie osoby fizycznej uprawnionej do działania w imieniu podatnika.

Nadawanie uprawnień w KSeF - podsumowanie

Nadawanie i odbieranie uprawnień do KSeF odbywa się co do zasady drogą elektroniczną, chyba że podmiot nie ma takiej możliwości – wtedy wykorzystuje formularz ZAW-FA. Szczegóły tych procedur określone zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów i mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa oraz jednoznacznego uwierzytelnienia użytkowników systemu.