Przygotowanie klientów biura rachunkowego na KSeF - jak to zrobić?

Wdrożenie KSeF to dla biur rachunkowych wyzwanie nie tylko techniczne, ale też organizacyjne, szczególnie w kontekście komunikacji z klientami. Biura będą pełnić rolę edukatora, jednocześnie wyznaczając granice swojej odpowiedzialności. Dla wielu właścicieli biur temat KSeF wciąż budzi pytania, a przedsiębiorcy często nie wiedzą, czym on jest i jakie niesie konsekwencje. Czy przygotowanie klientów biura rachunkowego na KSeF jest skomplikowane? Przeczytaj artykuł!

Darmowy webinar o KSeF

KSeF nie tylko obowiązkiem biura ale również przedsiębiorcy

Choć temat KSeF jest obecny w przestrzeni publicznej od kilku lat, a jego obowiązkowe wdrożenie zostało już przesunięte, wielu przedsiębiorców wciąż traktuje temat z dystansem. Powszechne jest przekonanie, że termin znów zostanie przesunięty lub że zmiany w ogóle nie wejdą w życie. Tymczasem sytuacja jest już klarowna – Ministerstwo Finansów oficjalnie potwierdziło nową datę wdrożenia, a od przyszłego roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla zdecydowanej większości firm. Poniżej kluczowe terminy:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla dużych firm (sprzedaż ponad 200 mln zł w 2024 r.),
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców (również MŚP),
• 1 stycznia 2027 r. – obowiązek dla najmniejszych firm („wykluczeni cyfrowo”).

Wielu przedsiębiorców nie ma świadomości, że każda faktura na rzecz innej polskiej firmy, będzie musiała być wystawiona wyłącznie przez system KSeF. Inne formy dokumentowania sprzedaży staną się niedozwolone i będą wiązały się z ryzykiem poważnych sankcji. Co istotne, przedsiębiorcy będą potrzebowali nie tylko wiedzy, ale także odpowiednich narzędzi lub integracji, które umożliwią nie tylko wysyłkę faktur, lecz także ich odbieranie i przeglądanie zgodnie z nowym standardem.

Już teraz warto wyraźnie sygnalizować klientom, że KSeF nie jest wyłącznie obowiązkiem biura rachunkowego. Korzystanie z usług księgowych nie oznacza bowiem, że to księgowi przejmą pełną odpowiedzialność za wszystkie procesy związane z obsługą KSeF. Szczególnie nie powinno to następować w ramach dotychczasowych warunków współpracy. Wprowadzenie nowego systemu wymaga jasnego określenia zasad działania oraz podziału odpowiedzialności między biurem a klientem.

Jak przygotować klientów biura na KSeF?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko wyzwanie dla przedsiębiorców, ale również dla biur rachunkowych. Aby skutecznie wspierać klientów w tym procesie, należy zacząć od siebie. Tylko dobrze przygotowane biuro rachunkowe będzie w stanie odpowiednio pokierować klientami i pomóc im przejść przez zmiany spokojnie i bez zbędnych komplikacji.

Poniżej przedstawiamy kilka kroków, które pomogą Ci właściwie przygotować swoich klientów do nadchodzących obowiązków związanych z KSeF.

1. Zadbaj o przygotowanie własnego zespołu

Zanim rozpoczniesz działania edukacyjne skierowane do klientów, upewnij się, że Twój zespół posiada pełną i aktualną wiedzę na temat KSeF. Warto zainwestować czas w udział w szkoleniach, webinarach oraz w analizę dostępnych materiałów, dzięki czemu będziecie mogli z większą pewnością odpowiadać na pytania klientów i unikać niejasności.

2. Przejdź proces testowo z jednym klientem i wyciągnij wnioski

Zamiast odkładać działania na ostatnią chwilę, wybierz jednego klienta i przetestuj z nim cały proces wdrożenia KSeF. Sprawdź, z czym miał trudności, jakie pytania się pojawiły i gdzie potrzebował wsparcia. Na tej podstawie przygotuj odpowiednie komunikaty, które ułatwią zrozumienie nowego obowiązku pozostałym klientom. Takie podejście pozwoli usprawnić komunikację, uniknąć nieporozumień i zminimalizować stres związany z wdrożeniem.

3. Przesyłaj klientom sprawdzone materiały edukacyjne

Nie każdy przedsiębiorca ma czas lub możliwości, by samodzielnie śledzić zmiany w prawie. Dobrym rozwiązaniem jest regularne udostępnianie klientom rzetelnych materiałów informacyjnych, takich jak artykuły, nagrania z webinarów, infografiki czy filmy instruktażowe. Pomogą one zrozumieć, jak działa KSeF i jakie działania należy podjąć.

4. Pokaż klientom, jak będą mogli wystawiać faktury w KSeF

Klienci często nie wiedzą, jak technicznie będzie wyglądać wystawianie faktur w nowym systemie. Warto przygotować jasne instrukcje lub prezentację, która krok po kroku pokaże, jak to zrobić w praktyce. Jeżeli obecnie Twoi klienci korzystają z różnych narzędzi do fakturowania, rozważ zaproponowanie jednego wspólnego rozwiązania, wtedy będziesz w stanie zapewnić im szkolenie i sprawne wdrożenie w KSeF.

5. Ustal nowe zasady współpracy

Wielu klientów może zakładać, że obsługa KSeF będzie w całości po stronie biura rachunkowego. Dlatego już teraz warto wspólnie z klientem ustalić zasady współpracy i jasno określić zakres obowiązków. Kto będzie pobierać faktury zakupowe, klient czy księgowa? Czy klient sam dokona wstępnej weryfikacji wszystkich faktur, czy księgowa będzie analizować je i odsyłać te wymagające wyjaśnień? A może klient będzie oczekiwać, że przed wystawieniem faktury sprzedażowej w KSeF księgowa sprawdzi jej wersję roboczą? Takie kwestie mogą budzić obawy i wątpliwości, dlatego warto omówić je z klientem zawczasu, również wtedy, gdy planujesz oferować dodatkowe usługi związane z wdrożeniem, konfiguracją czy szkoleniem, wraz z informacją o ewentualnych kosztach.

Jak wykorzystać system księgowy do współpracy z klientem w dobie KSeF?

W kontekście KSeF ogromnym wsparciem dla biura rachunkowego może być odpowiednio dobrany system księgowy, który nie tylko ułatwia pracę wewnętrzną, ale również umożliwia sprawną współpracę z klientami. Przykładem takiego rozwiązania jest wFirma dla Biur Rachunkowych. System ten daje możliwość udostępnienia klientom kont, za pomocą których mogą samodzielnie wystawiać faktury zgodne z wymaganiami KSeF. Co istotne, dostęp do programu do fakturowania w ramach takiego konta jest dla klienta bezpłatny.

Dzięki temu biuro rachunkowe będzie mieć automatycznie dostęp do wystawionych faktur sprzedaży, co znacząco ograniczy konieczność ręcznego przekazywania faktur i usprawni codzienną wymianę informacji. Takie podejście umożliwia sprawniejsze planowanie pracy w biurze rachunkowym, ponieważ dokumenty trafiają do księgowości szybciej i w uporządkowany sposób.

Warto też dodać, że wFirma planuje działania edukacyjne skierowane nie tylko do samych księgowych, ale również do klientów biur. Dzięki temu przedsiębiorcy będą mogli lepiej zrozumieć, jak działa KSeF i jak prawidłowo korzystać z dostępnych narzędzi, co z kolei może realnie odciążyć pracowników biura i ograniczyć liczbę dodatkowych zapytań czy błędów.

Przygotowanie klientów biura rachunkowego na KSeF - podsumowanie

Przygotowanie do KSeF to proces, który wymaga zaangażowania zarówno po stronie biura rachunkowego, jak i samego przedsiębiorcy. Choć to księgowi najczęściej jako pierwsi podejmują temat i organizują działania informacyjne, warto wyraźnie podkreślać, że obowiązek dostosowania się do nowych przepisów dotyczy każdego przedsiębiorcy.

Klienci biur rachunkowych powinni mieć świadomość, że KSeF nie jest czymś, co „zrobi się za nich”. Nawet jeśli korzystają z obsługi księgowej, nie oznacza to automatycznie, że biuro przejmie wszystkie zadania związane z systemem e-Faktur. Przedsiębiorcy będą zobowiązani do posiadania odpowiedniego narzędzia, wystawiania faktur w nowym standardzie i ogólnej znajomości zasad działania KSeF.

Dlatego tak ważne jest, by już na wczesnym etapie zaznaczyć, gdzie kończy się odpowiedzialność biura, a zaczynają się obowiązki klienta. Jasna komunikacja, materiały edukacyjne i wyznaczenie granic współpracy pozwolą uniknąć nieporozumień.

Pamiętajmy, rolą biura jest wspierać, ale nie wyręczać we wszystkim. Klient musi wiedzieć, że jego aktywne zaangażowanie w proces wdrożenia KSeF jest nie tylko potrzebne, ale obowiązkowe.