Biała lista podatników VAT, czyli dlaczego ważna jest weryfikacja kontrahenta?

Biała lista podatników VAT to narzędzie ogólnodostępnej weryfikacji wiarygodności danych podmiotów dla przedsiębiorców. Czym jest biała lista podatników oraz jakie dane udostępnia ona zainteresowanym? Odpowiadamy w artykule!

Czym jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT to wykaz informacji o podatnikach VAT, obowiązuje ona od 1 września 2019 roku. Głównym zadaniem białej listy podatników jest umożliwienie weryfikacji danych takich jak:

• status podatnika VAT - czy jest zarejestrowany jako czynny podatnik czy też zwolniony,
• w zakresie rachunku bankowego, który figuruje w wykazie jako właściwy do dokonania zapłaty na rzecz kontrahenta, przy użyciu mechanizmu podzielonej płatności.

Warto mieć na uwadze, że biała lista podatników obejmuje wyłącznie dane firmowych rachunków przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT. Firmowe konta przedsiębiorców są automatycznie zaciągane do wykazu z bazy danych KAS, po uprzednim zweryfikowaniu ich w systemie teleinformatycznym izby rozliczeniowej, tzw. STIR.

 Biała lista wyszukiwarka podatników i rachunków bankowych

Biała lista podatników jest ogólnodostępna, dane w niej można zweryfikować za pośrednictwem rządowych stron: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka oraz w CEIDG.

Podatników możemy wyszukać po numerze konta bankowego, numerze NIP lub REGON oraz według nazwy.

Jakie informacje zawiera biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT zawiera następujące informacje:

• pełna nazwa firmy, bądź imię i nazwisko przedsiębiorcy,
• numer NIP,
• status podatnika:
• jeśli jest niezarejestrowany lub wykreślony z rejestru podatników VAT,
• jeśli jest zarejestrowany do VAT lub zwolniony podmiotowo,
• numer REGON (jeśli dotyczy),
• numer KRS (jeśli mowa o spółce podlegającej wpisowi do KRS), 
• adres siedziby przedsiębiorstwa - dotyczy podmiotów niebędących osobami fizycznymi,
• imiona i nazwiska oraz numer identyfikacyjny podmiotów uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa,
• imiona i nazwiska oraz numer identyfikacyjny prokurentów,
• dane pełnomocnika przedsiębiorstwa, 
• daty związane z rejestracją, odmową rejestracji, wykreśleniem z rejestru podatników VAT lub przywróceniem zarejestrowania jako podatnika VAT, ze wskazaniem podstawy prawnej decyzji organu podatkowego,
• numer firmowego rachunku rozliczeniowego lub konta bankowego w SKOK, które zostało zgłoszone organom podatkowym i zweryfikowane przez STIR.

Biała lista podatników - w jakim celu z niej korzystać?

Biała lista podatników zawiera informację o rachunku bankowym kontrahenta, czyli jego rachunku rozliczeniowym. Zgodnie z art. 19. Prawo Przedsiębiorców, od 1 stycznia 2020 roku nastał obowiązek zapłaty na rachunek podany na białej liście, jeśli transakcja zachodzi pomiędzy dwoma przedsiębiorcami na kwotę ponad 15 000 zł oraz co najmniej jedna z pozycji znajdującej się na fakturze została ujęta w załączniku nr 15 ustawy o VAT.

Jeśli klient dokona wpłaty na inny rachunek niż ten wykazany na białej liście, to nie będzie mógł zaliczyć wydatku w koszty (bądź części wydatku, jeżeli tylko część transakcji została wpłacona na nieodpowiedni rachunek). Dodatkowo wraz ze sprzedawcą może ponieść solidarną odpowiedzialność w ramach podatku VAT, jeśli będzie on unikał zapłaty podatku VAT od danej transakcji.

Biała lista podatników wskazuje informacje, które podaliśmy przy zakładaniu działalności oraz przy aktualizacji danych, dlatego jeśli dojdzie do jakiejkolwiek zmiany należy o tym poinformować odpowiednie organy. Spółki zarejestrowane w KRS lub spółki cywilne mogą aktualizować dane przez NIP-8 i NIP-2, a jednoosobowe działalności gospodarcze przez wniosek CEIDG-1.

Przykład 1.

Firma X kupuje towar o wartości 20 000 zł od Firmy Y. Do płatności dochodzi od razu przy odbiorze. Firma X płaci za pomocą przelewu bankowego, na rachunek Firmy Y, który widnieje zarówno na fakturze jak i na wykazie czynnych podatników, tj. białej liście podatników. Czy transakcja była przeprowadzona poprawnie?

Tak, ponieważ transakcja na ponad 15 tys. zł była zapłacona przelewem na rachunek znajdujący się na białej liście. Wydatek można ująć w kosztach uzyskania przychodu. 

Przykład 2.

Firma Z kupuje towar od Firmy A na wartość 14 tys. zł netto plus 3 220 zł VAT. Firma Z płaci gotówką firmie A. Czy transakcja jest przeprowadzona prawidłowo?

Nie, ponieważ wartość transakcji brutto wynosi ponad 15 000 zł to płatność powinna być dokonana na rachunek bankowy Firmy A, ujęty w Białej liście podatników. Wydatku nie można ująć w kosztach uzyskania przychodu. 

Przykład 3

Firma B kupuje towar od Firmy C. Wartość transakcji to 14 tys. zł netto plus 3 220 zł VAT. Firma B płaci przelewem na rachunek Firmy C podany na fakturze. Czy transakcja była przeprowadzona prawidłowo?

To zależy. Jeśli Firma B sprawdziła Białą listę podatników i rachunek bankowy podany na fakturze był zgodny z tym na liście to transakcja jest prawidłowa i wydatek można zaliczyć do kosztów. Jeśli jednak rachunek bankowy na liście jest inny niż na fakturze to wydatku nie można ująć w kosztach. 

Przykład 4

Firma X wynajmuje samochód od Firmy Z. Umowa najmu jest podpisana na rok, a cena za jeden miesiąc wynosi 2 000 zł. Czy wydatek należy opłacić na rachunek zgodny z białą listą podatników?

Łączna wartość transakcji wynosi 24 tys. zł, czyli jest wyższa niż 15 tys. zł, a co za tym idzie rachunek powinien być zgodny z tym na białej liście podatników.  

Brak rachunku VAT na białej liście - przyczyny

Mimo, że przedsiębiorca zarejestruje się jako podatnik VAT czynny, jego rachunek firmowy nie widnieje na białej liście podatników. W tym przypadku wyróżnia się następujące przyczyny braku rachunku na białej liście:

• brak rachunku firmowego lub konta bankowego w SKOK - należy założyć rachunek firmowy, który zostanie potwierdzony przez bank jako firmowy i przekazany weryfikacji STIR,
• niezgłoszony rachunek firmowy do urzędu skarbowego, w takiej sytuacji należy dokonać zgłoszenia poprzez aktualizację wniosku CEIDG-1 lub formularza NIP, o których wspomniano powyżej,
• nieprzekazany przez bank rachunek bankowy do weryfikacji STIR, wówczas należy skontaktować się z bankiem i zweryfikować, dlaczego rachunek bankowy nie został przekazany do STIR.

Biała lista podatników VAT a aktualizacja danych

Przedsiębiorca, który posiada rachunek firmowy bądź konto bankowe w SKOK, które nie zostało zgłoszone na białą listę ma obowiązek:

• zgłosić konto składając aktualizację wniosku CEIDG-1,
• dokonać zawiadomienia właściwego urzędu skarbowego dla celów VAT (ze względu na adres zamieszkania w przypadku jednoosobowych działalności, a w przypadku spółek ze względu na adres siedziby działalności) na formularzu NIP - zgłoszenie to jednak dotyczy poniższych podmiotów:
• podmiot wpisany do KRS składa formularz NIP-8,
• spółka cywilna składa NIP-2,
• podmiot prowadzący działalność gospodarczą niepodlegającą rejestracji w CEIDG-1, wówczas składa on NIP-7 wraz z załącznikiem NIP-B, gdzie wykazuje dane rachunku bankowego.

Biała lista podatników a przelew na inne konto

W sytuacji, w której dokonamy przelewu na konto spoza białej listy podatników to najpóźniej do 7 dni należy poinformować o tym Naczelnika Urzędu Skarbowego i uniknąć sankcji - tym celu należy wysłać formularz ZAW-NR.

Sankcji unikniemy również, jeśli sprzedawca, który otrzyma należność na konto spoza białej listy rozliczy podatek VAT należny wynikający z tej transakcji w pliku JPK za okres, w którym transakcja objęta mechanizmem podzielonej płatności miała miejsce.

Weryfikacja kontrahentów w systemie wFirma.pl

System wFirma.pl daje możliwość sprawdzenia rzetelności klienta, czy nie ma on wystawionych na sprzedaż długów. Możliwa jest też automatyczna weryfikacja numeru rachunku bankowego kontrahenta z białą listą podatników udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.

Czynny podatnik VAT księgujący wydatki na podstawie faktur z naliczonym podatkiem VAT poprzez WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT po wprowadzeniu danych kontrahenta, otrzymuje informację, czy jest on zarejestrowany do VAT, czy też nie. 

Jeśli sprzedawca będzie widniał na białej liście podatników, wówczas pojawi się na zielono informacja PODATNIK ZAREJESTROWANY DO VAT. W innym przypadku będzie to czerwony komunikat NIEZAREJESTROWANY PODATNIK VAT.

W sytuacji gdy:

• wybrany został identyfikator kontrahenta inny niż NIP lub REGON,
• wartość zaksięgowanej faktury wynosi co najmniej 15 tys. zł,
• dostawca jest czynnym podatnikiem VAT,
• jako metodę płatności wybrano PRZELEW.

Należy zweryfikować czy numer rachunku bankowego kontrahenta znajduje się na białej liście podatników VAT. System wFirma umożliwia taką weryfikację automatycznie i ostrzega użytkownika, gdy rachunek bankowy kontrahenta nie znajduje się na białej liście.