Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej jest obowiązkowe?

Faktura ustrukturyzowana nie jest dobrze znaną formą dokumentowania sprzedaży dla wielu przedsiębiorców, ale już wkrótce się to zmieni. Czy wystawienie faktury ustrukturyzowanej jest obowiązkowe? Jakie zmiany w dokumentowaniu sprzedaży czekają podatników? O tym więcej w artykule!

Czym jest faktura ustrukturyzowana? 

Faktura ustrukturyzowana jest formą faktury elektronicznej,  która posiada ustrukturyzowany zapis danych w formacie XML. Ustawa o VAT wskazuje definicję faktury w art. 2 ust. 31 ustawy o VAT, którą należy rozumieć jako dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Niemniej uszczegółowione zostało także pojęcie faktury elektronicznej w ust. 32 i ustrukturyzowanej w ust. 32a:

• faktura elektroniczna jest fakturą w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym,
• faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

Jednak pierwotnie, zanim w ustawie o VAT wskazano definicję faktury ustrukturyzowanej aby sięgnąć do definicji faktury ustrukturyzowanej należało odwołać się do przepisów zawartych w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych, bowiem to właśnie te regulacje odpowiadają za genezę tego rodzaju dokumentowania sprzedaży.

Format w jakim wystawiana jest faktura ustrukturyzowana odpowiada formatowi w jakiej przesłana jest struktura JPK przez podatników VAT.

Jakie dane zawiera faktura ustrukturyzowana?

Na fakturze ustrukturyzowanej wystawca zobowiązany jest umieścić elementy, które ustawodawca określił w art. 106e ustawy o VAT, a należą do nich:

• data wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
• miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawka podatku,
• suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwota należności ogółem.

Faktura ustrukturyzowana a obowiązek jej wystawiania

Od 1 stycznia 2022 roku funkcjonuje Krajowy System e-Faktur (KSeF), który umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.

Obecnie KSeF jest dobrowolny dla podatników, zmieni się to jednak już od 2024 roku, bowiem od tego roku wszyscy podatnicy zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. 

Rząd zapewnia, że faktura ustrukturyzowana przyniesie sporo korzyści dla podatników poprzez:

• szybkość, która gwarantuje dla wystawców faktur ustrukturyzowanych zwrot VAT w przeciągu 40 dni - obecnie jest to 60 dni,
• bezpieczeństwo poprzez przechowywanie danych w bazie Ministerstwa Finansów, co całkowicie likwiduje konieczność wystawiania duplikatów faktur w przypadku zaginięcia czy zniszczenia dokumentu,
• przyspieszenie obiegu dokumentów, które gwarantuje automatyczne dostarczenie faktury do kontrahenta za pośrednictwem bazy MF,
• wygodę, którą zagwarantuje jeden wzór dla wszystkich przedsiębiorców, co znacznie ułatwi weryfikację dokumentu,
• standaryzację poprzez wzajemnie rozliczenie oraz księgowanie faktur w systemach finansowo-księgowych, które będzie o wiele prostsze.

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma.pl możliwe jest wystawienie faktury, która po pobraniu ma załączony plik w formacie XML, czyli faktury ustrukturyzowanej.

Fakturę wystawia się poprzez PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ.

W celu pobrania pliku z fakturą, która zawiera również ustrukturyzowany format pliku należy kliknąć na jej numer, a następnie przejść do podzakładki PODGLĄD WYDRUKU, klikając na ikonę drukarki, która znajduje się w prawym górnym rogu nad podglądem faktury.