Odliczenie wydatków związanych z pojazdem osobowym - ważne informacje

Znaczna część przedsiębiorców posiada pojazd w ramach prowadzonej działalności oraz ponosi z tytułu jego użytkowania wydatki związane z zakupem paliwa oraz inne koszty eksploatacyjne. Pojawia się wówczas pytanie, jakie jest możliwe odliczenie wydatków związanych z pojazdem osobowym?

Użytkowanie pojazdu w ramach prowadzonej działalności

W ramach prowadzonej działalności przedsiębiorca może użytkować:

• pojazd prywatny, który użytkuje również w firmie,
• pojazd będący środkiem trwałym w firmie,
• pojazd użytkowany na podstawie umowy leasingu operacyjnego lub finansowego,
• pojazd użytkowany na podstawie umowy najmu,
• pojazd użyczony.

Warto również wspomnieć, że co do zasady, nie ma ograniczenia w zakresie ilości posiadanych pojazdów, które użytkowane są w ramach prowadzonej działalności.

Posiadany przez przedsiębiorcę pojazd może być użytkowany:

• prywatnie i w działalności gospodarczej bądź
• wyłącznie w celach działalności gospodarczej.

Ile wynosi odliczenie wydatków związanych z pojazdem osobowym?

Odliczenie wydatków związanych z pojazdem osobowym zależne jest od dwóch czynników:

• sposobu użytkowania pojazdu oraz
• formy własności pojazdu.

Wykorzystując pojazd prywatnie i w działalności przedsiębiorca bez dodatkowych formalności ma prawo do odliczenia wydatków w następującej wartości, natomiast w przypadku użytkowania wyłącznie w celach działalności, aby możliwe było wspomniane pełne odliczenie, należy:

• zgłosić pojazd na formularzu VAT-26 w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdem nie później jednak niż w dniu złożenia JPK za ten miesiąc,
• prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówka),
• sporządzić regulamin użytkowania pojazdu w ramach działalności.

Odliczenie wydatków związanych z pojazdem osobowym

Korzystając z systemu wFirma, odliczenie wydatków związanych z pojazdem osobowym następuje automatycznie. Aby jednak było to możliwe należy właściwie dodać pojazd do systemu i zdefiniować jego sposób użytkowania oraz formę własności.

Dodanie pojazdu do systemu

Sposób wprowadzenia pojazdu do systemu uzależniony jest od formy własności pojazdu użytkowanego w firmie.

Jeśli pojazd będzie użytkowany wyłącznie w celach działalności, wówczas za pośrednictwem systemu możliwe jest:

• złożenie VAT-26 oraz
• prowadzenie kilometrówki.

W celu wygenerowania VAT-26 należy przejść do START » PODATKI » PODATEK VAT » DODAJ DEKLARACJĘ » INFORMACJA VAT 26.

Natomiast wpisy dotyczące kilometrówki dodaje się poprzez WYDATKI » KILOMETRÓWKA » KILOMETRÓWKA » DODAJ WPIS.

Dodatkowo na koniec każdego okresu miesiąca należy dodać stan licznika pojazdu poprzez WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA wybierając w polu ZDARZENIE opcję KONIEC MIESIĄCA.

Księgowanie zakupu paliwa

Wydatki związane z zakupem paliwa księguje się poprzez WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie należy wprowadzić dane zgodnie z fakturą, a następnie należy wybrać rodzaj wydatku ZAKUP PALIWA DO POJAZDU wskazując kwotę z faktury oraz pojazd, którego wydatek dotyczy.

Wydatek zostanie zaksięgowany w kolumnie 13. KPiR Pozostałe wydatki oraz w rejestrze VAT zakupów (w przypadku podatników VAT) w kwocie możliwego odliczenia zgodnie z wybranym pojazdem.

Księgowanie wydatków eksploatacyjnych

Wydatki związane z eksploatacją pojazdu, m.in. naprawy, serwis, części do pojazdu, myjnia, akcesoria itp. księguje się poprzez WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie należy wprowadzić dane zgodnie z fakturą, a następnie należy wybrać rodzaj wydatku INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU wskazując kwotę z faktury oraz pojazd, którego wydatek dotyczy.

Wydatek zostanie zaksięgowany w kolumnie 13. KPiR Pozostałe wydatki oraz w rejestrze VAT zakupów (w przypadku podatników VAT) w kwocie możliwego odliczenia zgodnie z wybranym pojazdem.