Jak wdrożyć KSeF do biura rachunkowego?

Ważnym aspektem dla biur rachunkowych jest przygotowanie się do obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT, a od 1 stycznia 2025 roku dla podatników VAT zwolnionych. Biura rachunkowe muszą zapewnić swoim klientom obsługę w zakresie wystawiania (jeśli przewiduje je umowa) i pobierania faktur z KSeF. W związku z tym, muszą dostosować swoje systemy informatyczne do nowych przepisów oraz zapewnić swoim pracownikom odpowiednie szkolenia.

Podstawowe kroki wdrożenia KSeF w biurze rachunkowym

Oto podstawowe kroki, jakie biura rachunkowe powinny podjąć w celu przygotowania się do wdrożenia KSeF:

1. Przeanalizować obecny system informatyczny pod kątem możliwości obsługi KSeF. Jeśli system nie jest kompatybilny z KSeF, należy go dostosować lub wymienić.
2. Wybrać dostawcę oprogramowania KSeF. Dostępna jest szeroka gama oprogramowania, które pozwala na obsługę KSeF. Należy wybrać oprogramowanie, które spełnia potrzeby biura rachunkowego i jego klientów.
3. Szkolić pracowników w zakresie obsługi KSeF. Pracownicy biur rachunkowych muszą być w stanie obsługiwać system KSeF w zakresie wystawiania i pobierania faktur.
4. Poinformować klientów o zmianach związanych z KSeF. Klienci biur rachunkowych (pierwsza tura podatnicy VAT) muszą być świadomi, że od 1 lipca 2024 r. będą musieli wystawiać i pobierać faktury w systemie KSeF.

Wskazówki dla biura rachunkowego

Przedstawiamy kilka wskazówek dla biur rachunkowych przygotowujących się do wdrożenia KSeF:

• Zacznij od stworzenia planu wdrożenia. Plan powinien zawierać harmonogram prac, listę zadań oraz budżet.
• Współpracuj z dostawcą oprogramowania zintegrowanego z KSeF. Dostawca może pomóc w dopasowaniu oprogramowania do potrzeb biura rachunkowego.
• Oferuj swoim klientom pomoc w zakresie wdrożenia KSeF. Klienci mogą potrzebować pomocy w konfiguracji systemu w zakresie wysyłki faktur do KSeF lub w zmianie procesu wystawiania faktur.

Najczęstsze błędy przy wdrażaniu KSeF w biurze rachunkowym

1. Niedostosowanie systemów informatycznych do nowych przepisów,
2. Nieświadomość dodatkowych kosztów integracji z KSeF,
3. Brak nadania uprawnień dla biura rachunkowego,
4. Nie przetestowanie systemu i ustalenie flow współpracy z klientem,
5. Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących KSeF.

Jak uniknąć błędów przy wdrażaniu KSeF w biurze rachunkowym?

1. Skorzystanie z pomocy profesjonalnego dostawcy oprogramowania i doświadczonego zespołu wdrożeniowego.
2. Przestrzeganie przepisów dotyczących KSeF.
3. Testowanie systemu księgowego przed wejściem obowiązkowego KSeF w zakresie posiadanej przez niego integracji.

Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym to wyzwanie, ale także szansa na usprawnienie pracy i zwiększenie efektywności. Przy odpowiednim przygotowaniu cały proces może przebiegać sprawnie i bezproblemowo.