E-akta osobowe - zmiany w prawie!

Zatrudniając pracownika, powstają nowe obowiązki, w tym należy założyć i prowadzić dokumentację pracowniczą. W jej skład wchodzą akta osobowe pracowników oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Czekają nas zmiany w tym zakresie. Czy e-akta osobowe będą obowiązkowe?

Zmiany w aktach osobowych

Nowe rozporządzenie określa, że akta osobowe mają się składać z 5 części. Każda z nich ma obejmować określony katalog dokumentów:

• A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
• B – dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika;
• C – dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy;
• D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej;
• E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, dokumenty związane z kontrolą trzeźwości.

Zostanie dodana część E, jest to spowodowane wprowadzeniem przepisów o trzeźwości.

W części B od 2023 roku nowymi dokumentami są tu potwierdzenie poinformowania pracownika o kontroli trzeźwości pracowników oraz dokumenty o wykonywaniu pracy w formie pracy zdalnej.

E-akta osobowe

Od stycznia 2019 roku dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. 

Pracodawca może w dowolnym momencie zmieniać formę prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (m.in. skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

E-akta osobowe należy prowadzić w systemach, które spełniają odpowiednie warunki.

E-akta osobowe w systemie wFirma.pl

Do prowadzenia akt osobowych pracownika w formie elektronicznej warto wykorzystać systemy, które spełniają wymagania wskazane w rozporządzeniu. Jednym z nich jest wFirma.pl. W zakładce u każdego pracownika dodanego do systemu znajduje się folder DOKUMENTY, gdzie przechowywana jest dokumentacja pracownicza

System wFirma.pl spełnia wszystkie warunki dotyczące prowadzenia e-akt. Dzięki niemu pracodawcy, jak i pracownicy mają pewność, że ich dane przechowywane są w bezpieczny sposób i zgodnie z wszystkimi wymogami prawnymi.