300 klientów, jeden cel - pracować mądrzej. Historia Sylwii Augustowskiej

Trzydzieści lat doświadczenia w księgowości mogłoby sugerować, że nic już nie jest w stanie zaskoczyć. Przez ten czas zmieniały się przepisy, technologie i sposób pracy biur rachunkowych. Dla Sylwii Augustowskiej jedno pozostało jednak niezmienne – przekonanie, że nawet dobrze działające procesy można jeszcze usprawnić.

Dziś prowadzi biuro rachunkowe obsługujące ponad 300 klientów. Nie ukrywa, że lubi swoją pracę, lubi porządek i dobrze zaplanowane procesy. Jak sama żartuje, nawet wolny czas często spędza na czytaniu nowych przepisów czy szukaniu sposobów na jeszcze lepszą organizację pracy. To właśnie ta ciekawość sprawiła, że kilka lat temu zdecydowała się spojrzeć na swoje biuro z zupełnie innej perspektywy.

Kiedy doświadczenie podpowiada, że czas na zmianę

Prowadzenie dużego biura rachunkowego oznacza setki dokumentów, dziesiątki terminów i odpowiedzialność za ponad 300 klientów. Przy takiej skali nawet niewielkie usprawnienia mogą robić ogromną różnicę.

Jak wspomina Sylwia, przez długi czas odkładała decyzję o zmianach. Zawsze znajdował się ważniejszy temat, kolejny miesiąc rozliczeniowy albo przekonanie, że "jeszcze chwilę można poczekać". Przełom nastąpił dopiero wtedy, gdy podczas spotkania środowiska księgowych po raz pierwszy bliżej poznała możliwości systemu wFirma. Postanowiła rozpocząć okres próbny i przez pewien czas pracowała równolegle na dwóch rozwiązaniach. Dopiero po kilku miesiącach zdecydowała się całkowicie zmienić sposób pracy.

„Był stres. Pracownicy się bali. Ale wiecie co? Teraz sami wolą tak pracować.”

Automatyzacja nie zastępuje księgowego

Sylwia podkreśla, że technologia nigdy nie była dla niej celem samym w sobie. Najważniejsze było to, aby ograniczyć czas poświęcany na powtarzalne czynności i więcej uwagi poświęcić klientom oraz sprawom wymagającym doświadczenia.

Przez lata wiele procesów wykonywano ręcznie. Papierowe segregatory, ręczne raportowanie czy powtarzalne operacje były po prostu codziennością. Dziś wiele z tych czynności przebiega automatycznie, a zespół może skupić się na pracy merytorycznej zamiast na organizowaniu dokumentów.

„Czytam przepisy, projektuję procesy, a system pozwala mi łączyć kropki. Daje przestrzeń do dalszej optymalizacji ukochanej pracy.”

Koniec z segregatorami, początek współpracy

Jedną z największych zmian zauważył cały zespół. Dokumenty przestały krążyć między biurkami i segregatorami, a wszyscy pracownicy zaczęli pracować na tych samych danych. Dzięki temu łatwiej przekazywać zadania, planować kolejne etapy pracy i organizować współpracę, również zdalnie.

Jak przyznaje Sylwia, jeszcze niedawno sama była jednocześnie księgową i "informatykiem". Dziś nie musi już rozwiązywać każdego problemu samodzielnie, a zespół może skupić się na tym, co naprawdę ważne.

Największą zmianę zauważyli klienci

Nowy sposób organizacji pracy szybko przełożył się również na obsługę klientów. Dokumenty trafiają do biura szybciej, komunikacja przebiega sprawniej, a wiele spraw można załatwić praktycznie od razu.

Jak wspomina Sylwia, jednym z największych komplementów są sytuacje, kiedy klient jest zaskoczony tempem reakcji biura.

„Pani Sylwio, ja dopiero przesłałem dokumenty, a Pani już się nimi zajmuje?”

To właśnie takie momenty utwierdzają ją w przekonaniu, że automatyzacja nie oznacza mniej pracy księgowego. Oznacza więcej czasu na doradztwo, rozmowę i rozwiązywanie problemów klientów.

W swoim tempie

Po trzydziestu latach pracy Sylwia Augustowska nadal z taką samą ciekawością podchodzi do swojej profesji. Nie dlatego, że chce pracować więcej, ale dlatego, że chce pracować lepiej.

Historia jej biura pokazuje, że doświadczenie i otwartość na nowe rozwiązania nie wykluczają się. Wręcz przeciwnie – często to właśnie wieloletnia praktyka najlepiej pokazuje, które procesy warto uprościć, aby odzyskać czas na to, co w pracy księgowego najważniejsze: rozmowę, doradztwo i budowanie relacji z klientami.

Zobacz historię Sylwii Augustowskiej

Historia Sylwii Augustowskiej pokazuje, że nawet po 30 latach pracy w zawodzie można nadal rozwijać swoje biuro i szukać nowych sposobów na usprawnienie codziennych obowiązków. Obejrzyj materiał wideo, w którym opowiada o swojej pasji do księgowości, organizacji pracy i o tym, dlaczego uważa, że najlepsze rozwiązania to te, które pozwalają skupić się na ludziach, a nie na papierach.