Od papierowych segregatorów do cyfrowego biura. Historia wdrożenia w biurze rachunkowym Pani Sylwii Augustowskiej

Za każdą decyzją o zmianie systemu stoi konkretna historia. Czasem jest to chęć usprawnienia pracy, czasem rozwój biura rachunkowego, a czasem zwykłe zmęczenie codziennymi obowiązkami, które można wykonywać łatwiej. Tak było również w przypadku Pani Sylwii Augustowskiej, która zdecydowała się na wdrożenie systemu wFirma przy wsparciu Partnera Wdrożeniowego Roberta Górazdy.

Kiedy księgowa staje się… informatykiem

Przez wiele lat codzienna praca Pani Sylwii wyglądała podobnie. Segregatory pełne dokumentów, ręczne wystawianie faktur, ciągłe sprawdzanie danych i przewożenie dokumentacji na spotkania z klientami. Jak sama wspomina, oprócz prowadzenia księgowości musiała być również informatykiem we własnym biurze.

„Przez lata byłam jednocześnie księgową i informatykiem. Dziś mogę wreszcie skupić się na prowadzeniu biura rachunkowego, a nie na walce z dokumentami i technologią.”

– Sylwia Augustowska, właścicielka biura rachunkowego

Z czasem coraz wyraźniej pojawiało się poczucie, że można pracować inaczej. Zamiast poświęcać kolejne godziny na czynności administracyjne i techniczne, chciała odzyskać czas dla siebie, swojego zespołu i klientów.

Zmiana zaczęła się od jednego telefonu

Choć decyzja o zmianie dojrzewała od dłuższego czasu, pierwszy krok wcale nie był łatwy. Jak przyznaje Pani Sylwia, najbardziej obawiała się tego, czy poradzi sobie z nowym systemem i czy zmiana nie sparaliżuje pracy całego biura.

Właśnie wtedy skontaktowała się z Robertem Górazdą – Partnerem Wdrożeniowym wFirma. Zamiast zostawić klientkę z instrukcją obsługi, przeprowadził ją przez cały proces krok po kroku. Każde pytanie znajdowało odpowiedź, a każda wątpliwość była spokojnie wyjaśniana. 

Jak wspomina Pani Sylwia, czasem wystarczyło usłyszeć: „Spokojnie, wszystko ogarniemy”, żeby cały stres związany z wdrożeniem po prostu zniknął.

Biuro rachunkowe, które pracuje inaczej

Po zakończeniu wdrożenia codzienna praca biura zmieniła się bardziej, niż można było przypuszczać. Dokumenty przestały być zamknięte w segregatorach, a stały się dostępne z każdego miejsca - na komputerze i telefonie. Faktury można przygotować i wysłać bez zbędnych, ręcznych czynności, a klienci mają dostęp do tych samych informacji, co znacząco usprawniło współpracę i ograniczyło liczbę telefonów oraz wiadomości.

Zmianę odczuł również cały zespół. Księgowe i kadrowe pracują dziś na jednym systemie, mają wspólny dostęp do danych i mogą sprawniej współpracować, także zdalnie. Wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu, dzięki czemu codzienna organizacja pracy jest znacznie prostsza.

Wdrożenie w swoim tempie

Jednym z najważniejszych elementów całego procesu było to, że zmiana nie odbyła się z dnia na dzień. Klienci byli przenoszeni do nowego systemu stopniowo – krok po kroku. Dzięki temu zespół miał czas, aby oswoić się z nowym sposobem pracy i nabrać pewności, że wszystkie procesy działają dokładnie tak, jak powinny.

To właśnie takie podejście najlepiej oddaje filozofię pracy Roberta Górazdy. Jak sam podkreśla, jego zadaniem nie jest wdrożenie kolejnego programu, ale pomoc ludziom w odzyskaniu spokoju i pokazanie, że technologia może realnie ułatwiać codzienną pracę biura rachunkowego. Nie narzuca gotowych rozwiązań – najpierw poznaje sposób pracy klienta, a dopiero później proponuje rozwiązania dopasowane do jego potrzeb.

Efekt? Więcej czasu na to, co naprawdę ważne

Dziś Pani Sylwia z uśmiechem mówi, że wreszcie mogła „rzucić posadę informatyka”. Zamiast zajmować się problemami technicznymi czy dźwigać kolejne segregatory, może skupić się na rozwoju swojego biura rachunkowego i pracy z klientami.

Historia Pani Sylwii pokazuje, że dobrze przeprowadzone wdrożenie to nie tylko zmiana systemu. To przede wszystkim większy komfort pracy, lepsza organizacja całego zespołu i odzyskany czas, który można przeznaczyć na rozwój firmy lub po prostu na życie poza pracą.

Zobacz historię Pani Sylwii

Każde biuro rachunkowe ma swoją drogę do zmian. Historia Pani Sylwii Augustowskiej pokazuje, że nawet wieloletnie przyzwyczajenia można zmienić, jeśli obok jest ktoś, kto przeprowadzi przez cały proces spokojnie i we właściwym tempie.

Obejrzyj materiał wideo, w którym Pani Sylwia Augustowska opowiada o swojej współpracy z Robertem Górazdą i o tym, jak wdrożenie systemu wFirma zmieniło codzienną pracę jej biura rachunkowego.