Zmiana po 20 latach - historia Izabeli Kostrzewy

Nie każda decyzja o zmianie systemu zapada z dnia na dzień. Zwłaszcza wtedy, gdy przez ponad dwadzieścia lat pracuje się na jednym oprogramowaniu, zna się każdy jego zakamarek, a zespół przyzwyczaił się do wypracowanych przez lata procesów. Właśnie dlatego historia Izabeli Kostrzewy pokazuje, że nawet wieloletnie doświadczenie nie wyklucza zmian. Czasami potrzeba po prostu odpowiedniego momentu, by spojrzeć na codzienną pracę z nowej perspektywy i zastanowić się, czy to, co znamy od lat, rzeczywiście jest najlepszym rozwiązaniem.

Ponad dwadzieścia lat na jednym systemie

Przez wiele lat zmiana oprogramowania nie była nawet tematem do dyskusji. Skoro system działał, pozwalał obsługiwać klientów i zespół dobrze go znał, trudno było znaleźć wystarczający argument, żeby zaczynać wszystko od nowa. Jak wspomina Pani Izabela, pierwsza myśl o zmianie pojawiła się dopiero podczas konferencji dla cyfrowych księgowych. Po powrocie do biura szybko jednak przegrała z codziennymi obowiązkami, a temat został odłożony na później.

Przełom nastąpił dopiero rok później. To właśnie wtedy rozmowa z dotychczasowym dostawcą systemu sprawiła, że decyzja zaczęła nabierać realnych kształtów. Kiedy usłyszała, że z używanego oprogramowania „po prostu warto uciekać”, zrozumiała, że dalsze odkładanie zmian może kosztować więcej niż samo wdrożenie.

„Pracowałam na jednym systemie od 2001 roku. I przez długi czas nie widziałam potrzeby zmiany. Skoro działało, to po co ruszać?”

Zamiast rewolucji – spokojne sprawdzenie, czy to ma sens

Zmiana systemu w biurze rachunkowym zawsze wiąże się z ryzykiem. Dlatego w Biurze Rachunkowym Izabeli Kostrzewy nikt nie chciał podejmować pochopnych decyzji. Zamiast przenosić wszystkich klientów jednocześnie, zespół rozpoczął od pilotażowego wdrożenia. Do nowego systemu trafiło około 100 firm, a przez kolejne miesiące sprawdzano, jak rozwiązanie sprawdza się w codziennej pracy.

Dopiero po roku testów zapadła decyzja o migracji pozostałych klientów. Nie dlatego, że ktoś obiecał spektakularną rewolucję, ale dlatego, że zespół zobaczył realne efekty. Zmiana została poprzedzona doświadczeniem, a nie marketingowymi obietnicami. Dzięki temu cały proces przebiegał spokojnie i bez niepotrzebnej presji.

Okazało się, że problemem nie była księgowość

Największą zmianę przyniosły nie nowe funkcje programu, ale uporządkowanie codziennych procesów. To nie samo księgowanie zabierało najwięcej czasu, lecz wszystkie czynności, które wykonywało się wokół niego – szukanie dokumentów, przełączanie się między programami, odbieranie telefonów czy ręczne wykonywanie powtarzalnych operacji.

Po wdrożeniu wFirma wiele z tych zadań po prostu zniknęło z codziennej listy obowiązków. Deklaracje ZUS można było wysyłać bezpośrednio z systemu, dokumenty trafiały do jednego miejsca, a część danych uzupełniała się automatycznie. Z pozoru niewielkie usprawnienia zaczęły przekładać się na dużo większy porządek w pracy całego biura.

Dziś pracują zupełnie inaczej niż kilka lat temu

Jak podkreśla Pani Izabela, nowy system nie sprawił, że pracy nagle zrobiło się mniej. Zmienił natomiast sposób jej organizacji. Procesy stały się bardziej przejrzyste, zespół zyskał większą samodzielność, a codzienne obowiązki przestały przypominać gaszenie kolejnych pożarów.

Dzięki temu pracownicy mogą korzystać z systemu z dowolnego miejsca, łatwiej przekazują sobie zadania i pracują według wspólnego harmonogramu. To rozwiązanie pozwoliło nie tylko usprawnić organizację biura, ale również dało większą elastyczność całemu zespołowi. Praca przestała być podporządkowana miejscu, a zaczęła być podporządkowana dobrze zaprojektowanym procesom.

„Nie chodzi o to, że pracy jest mniej. Ale jest dużo lepiej poukładana.”

Technologia daje coś więcej niż nowe funkcje

Największą wartością wdrożenia okazał się spokój. Kiedy dokumenty znajdują się w jednym miejscu, komunikacja z klientami jest uporządkowana, a zespół korzysta z jednego środowiska pracy, można skupić się na tym, co naprawdę ważne. System przestaje być czymś, o czym trzeba ciągle myśleć, a staje się po prostu narzędziem wspierającym codzienną pracę.

To właśnie dlatego Pani Izabela mówi, że najlepsze wdrożenie to takie, po którym przestaje się myśleć o samym wdrożeniu. Pozostaje tylko dobrze zorganizowana praca i poczucie, że technologia rzeczywiście pomaga, zamiast komplikować kolejne zadania.

Zobacz historię Pani Izabeli Kostrzewy

Historia Biura Rachunkowego Izabeli Kostrzewy pokazuje, że nawet po ponad dwudziestu latach pracy na jednym systemie warto otworzyć się na zmianę. Nie dlatego, że nowoczesne rozwiązania są modne, ale dlatego, że dobrze zaplanowane wdrożenie może uporządkować codzienną pracę całego zespołu i pozwolić skupić się na tym, co naprawdę ważne – obsłudze klientów.

Obejrzyj materiał wideo, w którym Pani Izabela opowiada o swojej drodze do wdrożenia wFirma, o obawach towarzyszących zmianie oraz o tym, jak dziś wygląda praca jej biura.