Najlepsze zmiany to te, które ułatwiają codzienność. Historia Małgorzaty Pawłowskiej

Po ponad 30 latach pracy w księgowości Małgorzata Pawłowska rzadko podejmuje pochopne decyzje. Przez ten czas pracowała na wielu programach, obserwowała zmieniające się przepisy i rozwój technologii. Nigdy jednak nie należała do osób, które zmieniają narzędzia tylko dlatego, że na rynku pojawiło się coś nowego. Jeśli coś działało, nie było potrzeby zaczynać od początku.

Dlatego kiedy w biurze pojawiła się konieczność zmiany oprogramowania, podeszła do niej z dużą ostrożnością. Nie szukała najnowocześniejszego systemu ani rozwiązania z największą liczbą funkcji. Szukała programu, który po prostu będzie wspierał codzienną pracę księgowych.

Droga do niego okazała się jednak dłuższa, niż początkowo zakładała.

Nie każda zmiana okazuje się dobrą zmianą

Pierwszy wybór nie był trafiony. Biuro rozpoczęło pracę na innym systemie, licząc, że usprawni on codzienne obowiązki. Już po kilku dniach okazało się jednak, że zamiast ułatwiać pracę, zaczyna ją komplikować.

Nowe procesy były mało intuicyjne, wykonywanie prostych czynności zajmowało więcej czasu, a zespół zamiast skupiać się na klientach, próbował odnaleźć się w kolejnym programie.

Jak wspomina dziś Małgorzata, po dziesięciu dniach miała poczucie, że nie tędy droga.

To był moment, w którym wraz ze wspólnikiem zdecydowali, że nie warto iść dalej tylko dlatego, że decyzja już została podjęta. Zamiast przyzwyczajać się do rozwiązania, które nie spełniało ich oczekiwań, postanowili poszukać czegoś, co naprawdę będzie odpowiadało potrzebom biura.

Program stworzony z myślą o księgowych

Podczas poszukiwań trafili na wFirma. Tym razem nie chodziło już o kolejną próbę ani testowanie nowinek technologicznych. Liczyło się przede wszystkim to, czy system będzie wspierał codzienną pracę zespołu.

Pierwsze dni pokazały, że różnicę widać nie w liczbie funkcji, ale w sposobie, w jaki zostały zaprojektowane. Zamiast zastanawiać się, gdzie znaleźć kolejne opcje, można było skupić się na obsłudze klientów i wykonywaniu swoich obowiązków.

Jak mówi Małgorzata, najlepiej oddaje to jedno porównanie.

„To było jak przesiąść się z Malucha do Mercedesa. Nagle jedziesz, a nie walczysz z kierownicą na każdym zakręcie.”

Małe zmiany, które robią największą różnicę

Największe korzyści nie wynikały z jednej spektakularnej funkcji. Zmieniła się codzienność biura.

Comiesięczne faktury, wysyłka deklaracji, informacje dla klientów czy powtarzalne czynności można było wykonywać z jednego miejsca. Dokumenty stały się uporządkowane, dane spójne, a wiele operacji przestało wymagać ręcznego powtarzania tych samych działań.

„W końcu mam poczucie, że program pomaga mi pracować, a nie sprawdza, czy jeszcze mam cierpliwość.”

To właśnie takie usprawnienia najszybciej odczuwa się w codziennej pracy. Nie dlatego, że księgowość staje się prostsza, ale dlatego, że można poświęcić więcej uwagi temu, co naprawdę wymaga wiedzy i doświadczenia.

Dobrze zorganizowane biuro to spokojniejszy zespół

Zmiana sposobu pracy szybko przełożyła się również na organizację całego biura. Dokumenty przestały krążyć między segregatorami i biurkami, a wszyscy pracownicy zaczęli pracować na tych samych danych. Dzięki temu łatwiej przekazywać zadania, wdrażać nowe osoby i weryfikować wykonane obowiązki.

Małgorzata zwraca uwagę, że kontrola pracy nie powinna oznaczać ciągłego szukania błędów.

„To nie jest kontrola, bo nie ufam. To jest kontrola, bo uczymy się razem.”

Dzięki temu zespół pracuje spokojniej, a właściciele biura mają większą pewność, że nic nie zostanie przeoczone.

W swoim tempie

Po latach pracy Małgorzata doszła do prostego wniosku – nie istnieje jeden właściwy sposób prowadzenia biura rachunkowego. Jedni pracują szybko i intuicyjnie, inni wolą działać spokojnie i metodycznie. Dobre narzędzia powinny wspierać oba style pracy, a nie narzucać jeden sposób działania.

„Dobry system nie działa tak, że muszę za nim nadążać. To on dopasowuje się do człowieka.”

To właśnie dlatego hasło „W swoim tempie” stało się dla Biura Rachunkowego MK Pawłowscy czymś więcej niż sloganem. To sposób organizacji pracy, dzięki któremu cały zespół może wcześniej kończyć rozliczenia i znaleźć więcej czasu dla domu, rodziny i siebie.

Zobacz historię Małgorzaty Pawłowskiej

Historia Małgorzaty Pawłowskiej pokazuje, że nie każda zmiana od razu okazuje się sukcesem. Czasem trzeba zrobić krok wstecz, by znaleźć rozwiązanie, które naprawdę odpowiada potrzebom zespołu. Najważniejsze jednak, by nie bać się szukać narzędzi, które wspierają codzienną pracę, zamiast ją komplikować.

Obejrzyj materiał wideo, w którym Małgorzata Pawłowska opowiada o swojej zawodowej drodze, zmianach w biurze oraz o tym, dlaczego uważa, że dobry system powinien dopasowywać się do ludzi, a nie odwrotnie.