Odliczenie VAT - kiedy i na jakich warunkach jest możliwe?

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT, jeśli nabyte towary bądź usługi są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Jest to prawo, a nie obowiązek, więc przedsiębiorca nie musi z niego skorzystać. Odliczenie VAT możliwe jest, o ile dochowa się ustawowych terminów.

Termin odliczenia vat

Co do zasady prawo do obniżania wysokości podatku należnego o wielkość podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w stosunku do towarów lub usług powstał obowiązek podatkowy. Zasadę stosuje się również w odniesieniu do zapłaty zadatków czy zaliczek. Zgodnie z art. 86 ustawy o VAT odliczeń nie można dokonać wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzyma dokument celny lub fakturę.

Odliczanie VAT przykład 1.

W grudniu 2020 r. podatnik, rozliczający VAT co miesiąc, zakupił towary. W stosunku do tej transakcji obowiązek podatkowy powstał w tym samym miesiącu. Fakturę przedsiębiorca otrzymał 1 lutego 2021 r., więc prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje nie wcześniej niż w rozliczeniu za luty.

Jeśli podatnik nie skorzysta z możliwości obniżenia podatku należnego w terminie, w którym powstał obowiązek podatkowy (i w tym czasie otrzymał fakturę), może tego dokonać w deklaracji podatkowej w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych, zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT czyli w marcu, kwietniu lub maju.

W przypadku odliczenia podatku VAT od zakupów, należy zwrócić uwagę na datę otrzymania dokumentu. Częstym przypadkiem jest, że faktury z końca miesiąca wpływają dopiero w miesiącu następnym. W przypadku wykrycia przez urząd skarbowy błędnego zapisu, podatnik będzie zobowiązany dokonać dopłaty odsetek, ponieważ podatek VAT można odliczyć w momencie otrzymania faktury. Należy jednak pamiętać, aby między datą wystawienia a otrzymania nie było zbyt dużego odstępu czasu. Warto również posiadać dowód wpływu dokumentu - np. koperta z pieczątką, na której widnieje data nadania.

Odliczanie VATu za zakupy dokonane przed rejestracją do VAT

W przypadku przedsiębiorców, którzy rozpoczęli działalność gospodarczą, istnieje możliwość odliczenia podatku naliczonego od zakupów dokonywanych przed rejestracją. Warunkiem jest, aby podatnik w czasie składania deklaracji, był zarejestrowany do VAT. W takim przypadku należy w zgłoszeniu VAT-R zaznaczyć właściwy okres, za który złożony zostanie pierwszy plik JPK_V7. Jeżeli okres rejestracji obejmuje możliwość odliczenia, wówczas nie jest wymagane składanie zaległych plików JPK. Natomiast jeśli okres, w którym możliwe jest odliczanie VATu już minął, wówczas należy złożyć zaległe pliki JPK_V7.

Odliczenie VAT - podatnicy nieregulujący zobowiązań

Art. 89a ust. 1a ustawy o VAT zwraca uwagę na nieregulowanie należności za dostawę towarów lub usług powyżej 90 dni od terminu płatności. Jeśli więc podatnik nie uregulował faktury dokumentującej zakup, ma obowiązek dokonać korekty odliczonego podatku VAT w okresie, w którym mija 90. dzień od terminu płatności za fakturę. Jeśli należność zostanie uregulowana tylko w części, korekta obejmuje nieuregulowaną część należności. W przypadku spłaty należności przedsiębiorca może odliczyć podatek VAT naliczony w miesiącu spłaty zobowiązania.

Odliczenie podatku VAT - zasady szczególne

W celu odliczenia podatku VAT po stronie nabywcy niezbędne jest posiadanie faktury dokumentującej zakup oraz powstanie po stronie sprzedawcy obowiązku podatkowego od danej czynności. W niektórych przypadkach obowiązek podatkowy powstaje na zasadach szczególnych, co skutkuje nastaniem szczególnego terminu, w którym nabywca ma prawo skorzystać z odliczenia podatku naliczonego. Sytuacja taka występuje np. w przypadku nabycia mediów.

Zasadniczo w przypadku sprzedaży mediów obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury. Należy jednak pamiętać o art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, który mówi, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż za okres, w którym podatnik otrzymał dokument celny lub fakturę.

Wystawienie faktury spowoduje powstanie obowiązku podatkowego po stronie dostawcy mediów, jednak odliczenie VAT możliwe jest dopiero w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę. Okres, w którym nabywca będzie mógł odliczyć VAT, nie zawsze będzie się pokrywał z okresem, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy.

Odliczanie VAT przykład 2.

Faktura za usługi telekomunikacyjne została wystawiona w kwietniu 2021 r., termin płatności przewidziany był na 14 maja 2021 roku i w tym miesiącu podatnik otrzymał fakturę. Nabywca będzie mógł odliczyć VAT naliczony dopiero w maju zgodnie z zapisem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, czyli w okresie, w którym otrzymał fakturę.

Księgowanie faktury VAT kosztowej w systemie wfirma.pl

Faktury kosztowe w systemie wfirma.pl księgowane są w zakładce WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT. W oknie dodawania wydatku należy wpisać dane kontrahenta, uzupełnić wymagane daty oraz numer faktury. Kluczowa dla podatku VAT jest DATA KSIĘGOWANIA DO VAT, gdyż w tej dacie faktura zostanie zaksięgowana do rejestru VAT zakupów. Dodatkowo należy wybrać właściwy rodzaj wydatku.

Po zapisaniu faktura zostanie automatycznie zaksięgowana do właściwej kolumny KPiR oraz rejestru zakupów VAT. więcej na temat księgowania wydatków w systemie wfirma.pl znajduje się w artykule: Księgowanie wydatków