Elektroniczne akta osobowe - wszystko co należy wiedzieć

Pracodawca zobowiązany jest, do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Aktualnie może wybrać formę prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (elektroniczna lub papierowa) według swoich życzeń. Elektroniczne akta osobowe pracownika w założeniu mają zmniejszyć koszty związane z przechowywaniem i obsługą dokumentacji pracowniczej. 

Akta osobowe pracownika

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej są szczegółowo opisane w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z nim, akta osobowe powinny składać się z czterech części A, B, C, D.

Akta osobowe część A to miejsce, w którym gromadzi się dokumenty pozyskane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Część B to miejsce na dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. W kolejnej części C gromadzi się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby. Akta osobowe część D to miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach.

Okres przechowywania akt osobowych

Obecnie okres przechowywania akt zależy od tego kiedy zatrudniono daną osobę. Dla pracowników zatrudnionych

• po 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania wynosi 10 lat.
• zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 okres wynosi 50 lat.

Ustawodawca dopuszcza jednak możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, jednak tylko dla:

• pracowników zatrudnionych pomiędzy 1999 r. a 2018 r. oraz 
• pod warunkiem przesłania do ZUS-u odpowiedniego oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza - wymogi

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej określa szczegółowo wymogi przechowywania i prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. Wśród wymagań, które musi spełniać system przeznaczony do prowadzenia i przechowywania dokumentacji wymienia się:

• zabezpieczenie dokumentów przed ich uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
• integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem tych wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
• stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
• identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;
• wydawanie dokumentacji albo części dokumentacji, w tym przez eksport w postaci elektronicznej;
• możliwość wydruku dokumentacji.

Elektroniczna teczka akt osobowych w systemie wFirma

Przedsiębiorcy prowadzący rozliczenia kadrowe w systemie wFirma Kadry i Płace w łatwy sposób mogą prowadzić dokumentację w formie elektronicznej. Platforma posiada funkcję prowadzenia elektronicznych teczek akt osobowych, w pełni zgodnych z wymogami określonymi przez ustawę. Archiwum dokumentów umożliwia samodzielne pobieranie dokumentów.

Akta osobowe są przechowywane w jednym miejscu, zgodnie z ustawowymi wymogami. Zapewniamy bezpieczne narzędzie służące do prowadzenia elektronicznych akt osobowych oraz dokumentacji pracowniczej. Prowadzenie e-akt osobowych w naszym systemie jest niezwykle proste i intuicyjne.

Teczka akt osobowych w systemie wFirma tworzone jest automatycznie podczas dodawania do systemu pracownika w zakładce KADRY » PRACOWNICY » DODAJ. W tym momencie w szczegółach pracownika w zakładce DOKUMENTY zostają utworzone dwa foldery: Akta osobowe i Dokumenty pracownicze. Gdzie można prowadzić elektroniczne akta osobowe.

System wFirma Kadry i Płace spełnia warunki wymienione w przepisach, a co za tym idzie, może stanowić narzędzie do prowadzenia elektronicznych akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Sprawdź!