Zatrudnienie pracownika – obowiązki pracodawcy

Rozwijając firmę przedsiębiorca często decyduje się na zatrudnienie pracownika. W tym celu powinien wiedzieć jak zatrudnić pracownika krok po kroku. W artykule przedstawimy najważniejsze formalności związane z podpisaniem umowy o pracę. Sprawdź, jakie są obowiązki pracodawcy związane z zatrudnieniem pracownika!

Podpisanie umowy o pracę

Gdy zostanie wybrany kandydat do zatrudnienia, wówczas przyszły pracodawca powinien uzyskać od niego dane, które będą niezbędne w dalszym procesie zatrudnienia. W tym celu pracownik wypełnia kwestionariusz osoby ubiegającej się o pracę. 

Na podstawie tych danych będzie możliwe, aby przygotować umowę o pracę. 

Pracodawca podpisując umowę o pracę ma do wyboru kilka rodzajów umów o pracę:

• okres próbny,
• czas określony (w tym umowa na zastępstwo),
• czas nieokreślony.

Zwykle pierwsza umowa o pracę jest umową na okres próbny.

Jak wygląda umowa o pracę?

Nie ma jednego uniwersalnego wzoru umowy o pracę, jednak każda z nich powinna zawierać informacje:

• rodzaju pracy, np. stanowisko lub zawód, funkcje czy specjalność,
• miejscu wykonywania pracy, 
• wynagrodzeniu za pracę,
• wymiaru czasu pracy,
• terminu rozpoczęcia pracy.

Informacja do umowy o pracę

W ciągu 7 dni, od dnia zawarcia umowy o pracę, pracodawca powinien poinformować każdego pracownika o:

• obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę,
• urlopie wypoczynkowym,
• długości okresu wypowiedzenia umowy.

Jeżeli nie tworzy się regulaminu pracy, to powiadamia się także o:

• porze nocnej,
• miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
• przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pozostałe dokumenty niezbędne przy zatrudnieniu

Podczas procesu zatrudnienia pracownik wypełnia także inne dokumenty, które przechowuje się w aktach osobowych, a są to:

• Informacja o równym traktowaniu;
• Oświadczenie o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu;
• Klauzula do przetwarzania danych; 
• Oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich;
• Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń;
• PIT-2.

Pracodawca ma obowiązek wysłać pracownika na badania lekarskie

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy należy go wysłać na wstępne badania lekarskie. W tym celu pracodawca musi dać pracownikowi skierowania na badania lekarskie i wskazać placówkę medycyny pracy, w której ma te badania wykonać. Pracodawca powinien mieć podpisaną umowę z taką placówką. Po wykonaniu badań pracownik dostarcza pracodawcy zaświadczenie, które wraz ze skierowaniem przechowuje się w aktach osobowych. Co istotne badania lekarskie wykonuje się na koszt pracodawcy. 

Obowiązkowe szkolenie BHP

Przed przystąpieniem do pracy pracownik musi przejść szkolenie BHP. Szkolenie wstępne powinno składać się z instruktażu:

• ogólnego, gdzie zapoznaje się z przepisami dotyczącymi BHP,
• stanowiskowego, gdzie zapoznaje się z metodami bezpiecznego wykonywania pracy, zagrożeniami występującymi na danym stanowisku oraz sposobami ochrony przed nimi. 

Szkolenie wstępne powinno być udokumentowane oświadczeniem pracownika o jego odbyciu i przechowywane w aktach osobowych.

Rejestracja pracownika w ZUS

Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do ZUS. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu – ZUS ZUA w terminie 7 dni, licząc od daty zatrudnienia. W przypadku umowy o pracę wszystkie składki są obowiązkowe, czyli zgłasza się pracownika do obowiązkowego ubezpieczenia emerytalnego, rentowego, chorobowego, wypadkowego i ubezpieczenia zdrowotnego.

Prowadzenie akt osobowych

Pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt pracowniczych dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Dla każdego pracownika należy stworzyć oddzielne akta osobowe z podziałem na cztery części:

• Część A – tu znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• Część B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
• Część C – w której gromadzi się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,
• Część D – miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonych w innych przepisach.

Obowiązki pracodawcy - czy system kadrowy może pomóc?

System wFirma.pl znacząco ułatwia cały proces zatrudnienia pracownika. Na uwagę zasługuje tu Interaktywny kwestionariusz osobowy, który umożliwia łatwe i sprawne pozyskanie danych od pracownika . Aby z niego skorzystać należy wejść w: KADRY » PRACOWNICY » DODAJ PRACOWNIKA » UDOSTĘPNIJ KWESTIONARIUSZ ONLINE. Wówczas pojawi się okno dialogowe do wprowadzenia imienia i nazwiska pracownika oraz adresu e-mail. Po uzupełnieniu tych danych wystarczy wysłać wiadomość do przyszłego pracownika, który wypełni i przekaże niezbędne dane pracodawcy.

Informacje pozyskane w ten sposób sprawią, że będzie możliwe sporządzenie skierowania na badanie, umowy oraz pozostałych dokumentów związanych z zatrudnieniem. Dzięki temu zatrudnienie nowego pracownika będzie intuicyjne, a pracodawca będzie mógł spełnić wszystkie swoje obowiązki.

Przedsiębiorca decydujący się na pierwsze zatrudnienie pracownika, powinien się do tego odpowiednio przygotować. Podpisanie pierwszej umowy wiąże się bowiem z szeregiem obowiązków, których należy dopilnować. Dlatego warto wiedzieć jak wygląda zatrudnienie pracownika krok po kroku w systemie Kadry i Płace wFirma!