Komunikacja z klientem, a jednolite środowisko pracy - materiał z MKBR 2023

Podczas IV Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych w Kielcach, zgłębiono wiele tematów dotyczących przyszłości biur rachunkowych, zmian w przepisach prawa, czy nowości technologicznych. Jednym z nich była komunikacja z klientem, a jednolite środowisko pracy. Jako wFirma mieliśmy okazję poprowadzić na ten temat prelekcję. Jakie są najczęstsze problemy w komunikacji biur rachunkowych z klientami i jak sobie z nimi radzić? O tym poniżej.

Problemy w komunikacji biura z klientami

Naszą firmę podczas MKBR reprezentowała Dyrektor ds. Rozwoju Beata Kostrzycka, na co dzień zajmująca się współpracą i wsparciem dla biur rachunkowych, jak również wdrażaniem pomysłów od księgowych do naszego oprogramowania - wFirma dla Biur Rachunkowych.

W pierwszej części prelekcji poruszone zostały problemy komunikacyjne klienta z biurem na płaszczyźnie kontaktu bezpośredniego, telefonicznego i mailowego.

Jeśli chodzi o kontakt bezpośredni to występują następujące trudności:

• Biura rachunkowe często otwierane i zamykane są w podobnych godzinach co godziny, w których prowadzi swoją czynność zawodową klient.

• Częste kolejki wynikające z czasowej dostępności biura stacjonarnie, uniemożliwiają klientowi swobodną rozmowę na temat problemów, z którymi przychodzi.

• Wizyty klienta bez wcześniejszej zapowiedzi, a w konsekwencji trudności w należytym obsłużeniu go przez zaplanowane wcześniej obowiązki, jak np. pilne wyliczenia podatków, czy rozmowy z Urzędem Skarbowym.

Co do komunikacji telefonicznej to podstawowym problemem jest brak utrwalenia rozmowy telefonicznej w jakiejkolwiek formie. Bardzo rzadko sporządzane są notatki, czy też wysyłane potwierdzenia odbytej rozmowy do klientów. W przypadku jakichkolwiek sporów niestety dochodzimy do sytuacji “słowo przeciwko słowu”, a winą najczęściej obarczane jest biuro rachunkowe.

Jeżeli chodzi natomiast o komunikację mailową to można spotkać się z następującymi problemami:

• Możliwa chaotyczność wiadomości w skrzynce mailowej. Może być to spowodowane wielością maili wysyłanych od klienta czy to w osobnych wątkach, czy to z pojedynczymi fakturami.

• Zgłoszenia od klientów dotyczące niedocierających maili od biura rachunkowego, czy też wpadanie wiadomości od biura do zakładki spamu.

Komunikacja z klientem, a jednolite środowisko pracy - rozwiązanie problemów

Jednolity system pracy, w którym będą zawarte narzędzia codziennej pracy dla księgowych i kadrowych, jak i moduł komunikacji z klientem wydaje się być idealną odpowiedzią na powyższe problemy. Aspekty te zawiera w sobie wFirma dla Biur Rachunkowych.

Dlaczego oprogramowanie jest wygodniejszym rozwiązaniem? 

• Zarówno pracownik biura rachunkowego jak i klient mają tylko jedno, specjalnie wyznaczone miejsce do prowadzenia komunikacji. 

• Klient może mieć pewność, że pomoc zostanie mu udzielona nawet jeśli jego opiekun księgowy jest na urlopie - sprawę może wtedy przejąć inny pracownik. 

• Klient może napisać zapytanie w każdej chwili - wtedy kiedy ma na to czas, a wiadomość nie wpadnie do spamu. Zawsze też znajdzie się osoba, która mu odpowie.

• Klient ma swój panel z dodatkowymi funkcjami takimi jak: narzędzie do fakturowania, system dla gospodarki magazynowej, system kadrowo płacowy. 

• Księgowy i przedsiębiorca mają do dyspozycji wspólny panel pracy - moduł obiegu dokumentów zakupu. Przedsiębiorca weryfikuje faktury, może je zaakceptować, dodać uzasadnienie wydatku lub odrzucić. Archiwum z historią dokumentu jest wpięte pod zapis księgowy.

Relacja z prelekcji

Dla każdego kto chciałby pogłębić temat komunikacji z klientem w biurze rachunkowym i poznać więcej spostrzeżeń przedstawionych podczas prelekcji Komunikacja z klientem, a jednolite środowisko pracy dostępne jest również nagranie z wydarzenia. Zapraszamy i miłego odbioru!

Podczas MKBR prowadziliśmy jeszcze dwie inspirujące prelekcje dotyczące sztucznej inteligencji w aspekcie księgowości oraz kadr i płac  - Automatyzacja procesów w biurze rachunkowym. Omawiamy w nich jak nowoczesne technologie mogą zrewolucjonizować funkcjonowanie biur rachunkowych. Już wkrótce nagrania warsztatów będą dostępnym na naszym blogu!